Zeitmanagement abseits des Projektmanagements – Priorisieren. Ausführen. Stress reduzieren.

Gastbeitrag von Carola Moresche

Gutes Zeitmanagement ist für einen reibungslosen Projektablauf unerlässlich. Leider wird Zeitmanagement abseits des Projektmanagements oft vernachlässigt – was dazu führt, dass Routinearbeiten und das Alltagsgeschäft unkoordiniert und ineffizient erledigt werden. Zwei einfache Maßnahmen helfen, hier genauso effektiv und produktiv zu arbeiten wie in Projekten.

Eine der effektivsten Maßnahmen ist eine Priorisierung Ihrer Aufgaben und Routinearbeiten. Auf Projektebene wird die Priorisierung vom Projektleiter oder einer darüber liegenden Entscheider-Ebene festgelegt. Innerhalb des Projekts werden die einzelnen Phasen und Meilensteine ebenfalls priorisiert, was in einem Gantt-Diagramm zum sogenannten Kritischen Pfad führt: jene Phasen und Meilensteine, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, um eine Eskalation zum Beispiel der Kosten zu vermeiden und das Enddatum des Projektes einhalten zu können.

Wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben im Arbeitsalltag genauso termintreu meistern möchten, eignet sich die Priorisierung mit der sogenannten Action Priority Matrix. Es handelt sich dabei um ein Diagramm, mit dessen Hilfe Sie Ihre To-Dos anhand von vier Kategorien priorisieren.

Action-Priority-Matrix

Schnelle Erfolge – Geringer Aufwand, hoher Mehrwert

Diese Aufgaben erfordern wenig Aufwand, erzielen jedoch den höchsten Mehrwert. Daher erhalten diese die höchste Priorisierung.

Schlüsselaufgaben – Hoher Aufwand, hoher Mehrwert

Das sind Aufgaben, die einen hohen Arbeits- oder Ressourcenaufwand erfordern, jedoch einen signifikanten Erfolgsbeitrag leisten. Diese Aufgaben erhalten die zweithöchste Priorisierung. Sie sollten aber darauf achten, dass Sie nicht all ihre Energie auf diese ressourcenintensiven Schlüsselaufgaben aufwenden.

Lückenfüller – Geringer Aufwand, geringer Mehrwert

Dabei handelt es sich um jene Kleinigkeiten, die zwar schnell erledigt sind, aber nur wenig Mehrwert bringen. Sie sollten diese Aufgaben dann erledigen, wenn Sie gerade Zeit dazu haben. Ansonsten sollten Sie diese Aufgaben, wenn möglich, delegieren oder sogar ignorieren – manches erledigt sich tatsächlich oft von selbst.

Undankbare Aufgaben – Hoher Aufwand, geringer Mehrwert

Diese Aufgaben erfordern sehr viel Zeit, bringen aber nur einen vergleichsweise geringen Mehrwert. Undankbare Aufgaben sind oft jene, die durch ineffiziente Prozesse oder fehlendes Wissen nur geringen Mehrwert bringen. Sie sollten bei diesen Defiziten ansetzen und sie beheben. Dadurch können diese undankbaren Aufgaben im besten Fall eliminiert werden.

Die Anwendung der Action Priority Matrix im Arbeitsalltag ist einfach. Gehen Sie Ihre Aufgaben durch und vergeben Sie Schulnoten für Aufwand (1= sehr gering, 6= sehr hoch) und Mehrwert (1= sehr hoch, 6= sehr gering). Dementsprechend können Sie nun die benoteten Aufgaben in eine der vier Kategorien einteilen. Eine Aufgabe in der Kategorie Schneller Erfolg würde eine 1 im Aufwand und eine 1 in Mehrwert haben. Zum Schluss wird priorisiert: Schnelle Erfolge bekommen die höchste Priorität. Die restliche Zeit verwenden Sie auf die Schlüsselprojekte. Wenn Sie noch Zeit haben, können Sie Lückenfüller als kurze Unterbrechungen einplanen oder delegieren. Undankbare Aufgaben sollten Sie versuchen konsequent zu eliminieren.

Ausführen – es kommt auf die Tageszeit an

Besonders in jenen Berufen, die als sogenannte Wissensarbeit bezeichnet werden, kann das Zeitmanagement sehr individuell gestaltet werden. Obwohl jeder Mensch einen eigenen Tagesrhythmus (Circadianer Rhythmus) hat, legen Studien nahe, dass generell die Zeit zwischen 9 Uhr und 12 Uhr morgens sowie zwischen 15 Uhr und 18 Uhr am Nachmittag die Hochphasen der Leistungskurve sind. Dies kann sich natürlich für Morgenmenschen und Nachtmenschen etwas nach vorn oder in den Abend verschieben. Außerdem belegen Studien, dass der Mensch alle 90-100 Minuten eine kurze Pause und nach vier Stunden eine längere Erholungsphase braucht.

Dieses Wissen können Sie sich zu Nutze machen und die Aufgaben, die Sie mit der Action Priority Matrix priorisiert haben, über den Tag verteilen. Im Kalender können Sie dafür ein Farbschema einführen. Diese Visualisierung hilft ihnen, den Fokus auf die hoch priorisierten Aufgaben zu halten.

Beispiel_Kalender_APM

Vormittags sollten Sie vier Stunden mit zwei kurzen Pausen für Schnelle Erfolge und Schlüsselprojekte blocken. Damit schöpfen Sie aus der ersten und intensivsten Hochphase Ihrer Leistungskurve. Verwenden Sie Ihre Energie auf jene Aufgaben, die von Ihnen Kreativität, Kontenzentration und Zahlenverständnis erfordern und den meisten Mehrwert bringen. Danach gönnen Sie sich mindestens eine halbe Stunde Mittagspause. Tanken Sie Kraft an der frischen Luft, füllen Sie Ihre Energiereserven mit einem ausgewogenen Mittagessen auf und klinken Sie sich kurz aus dem Arbeitsalltag aus.

Allgemein ist das Leistungsniveau nach dem Mittagessen in der Zeit zwischen 13 Uhr und 15 Uhr am niedrigsten. Das heißt aber nicht, dass Sie diese Zeit nicht sinnvoll nutzen können. Schalten Sie bewusst einen Gang runter und lassen Sie Ihre Gedanken wandern. Gute Ideen kommen oft auch im lockeren Austausch mit anderen. Nutzen Sie also diese Zeit für kurze Besprechungen, die keine schwierigen oder komplexen Entscheidungen von Ihnen verlangen. Auch Routinearbeiten, Telefonate oder E-Mails können nun erledigt werden. Dies ist also die ideale Zeit, um die Lückenfüller abzuarbeiten.

Ab 15 Uhr steigt die Leistungskurve wieder an. Besonders das Langzeitgedächtnis und Ihre motorischen Fähigkeiten funktionieren sehr gut. Wichtige Inhalte oder Tätigkeiten können leichter verinnerlicht werden. Auch diese Zeit sollten Sie also für hoch priorisierte Aufgaben reservieren und dazwischen kurze Pausen einplanen.

Am Ende des Tages fällt die Leistungskurve ab. Machen Sie in dieser Phase Sport und lassen Sie den Tag Revue passieren. Genießen Sie die Zeit vor dem erholsamen Schlaf um sich bewusst zu regenerieren.

Gelassen Arbeiten

Wenn Sie diese Maßnahmen einige Zeit konsequent umsetzen, werden Sie merken, dass Sie durch ein stressfreieres Arbeiten mehr Energie für Ihre Projekte haben. Projektmenschen neigen dazu, die Aufgaben, die nichts mit Ihren Projekten zu tun haben, als lästig anzusehen. Indem Sie jedoch diesen Aufgaben dieselbe disziplinierte und strukturierte Arbeitsweise zukommen lassen, reduzieren Sie den unnötigen Stress, den Ihnen diese bereiten.

 

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