Was ein Projekt ist und wozu wir Projekte eigentlich brauchen ...

In den letzten Wochen sind wir in verschiedenen Workshops immer wieder auf die Frage gestoßen, was ein Projekt ist und wozu wir Projekt eigentlich brauchen. Diese Frage sollte unbedingt beantwortet werden, bevor wir uns über das Projektmanagement oder die Art und Weise unterhalten, wie wir mit Projekten umgehen. Projekte sind meiner Ansicht nach kein Selbstzweck. Sie dienen einem Ziel, dem Erreichen eines bestimmten Zustands, eines Ergebnisses, etwas Neuem, einer Veränderung. Man könnte es auch so formulieren: Projekte sind Mittel zur absichtsvollen Veränderung. Allerdings wird der Projektbegriff heute oft inflationär verwendet. Der hundertste Auftrag wird zum Projekt erklärt, obwohl wenig Neues, wenig Veränderung im oder durch das Projekt geschieht.

Wozu brauchen wir dann Projekte? Mir scheint, Projekte dienen häufig dazu, die Defizite der arbeitsteiligen Organisation zu überwinden. Die Vorteile der funktionalen Organisation, sich durch Spezialisierung und Lerneffekte besser in der Praxis zu bewähren, treffen nur auf Routineaufgaben zu. Bei neuartigen Aufgabenstellungen unter Beteiligung vieler innerbetrieblicher Disziplinen bzw. einer Vielzahl externer Partner verkehrt sich dieser Vorteil in einen Nachteil. Prozesse werden gehemmt, die Kommunikation scheitert an den vielen Schnittstellen. Projekte sollen nun helfen, diese Nachteile zu kompensieren. Der Auftrag: im Projekt mehr Effizienz durch übergeordnete Koordination und Integration aller Beteiligten erzielen. Zeitlich befristet (“temporär”) wird die herkömmlich funktional orientierte Organisation mit Projekten überlagert, um Flexibilität und Effizienz zu steigern.

Viele Organisationen haben sich in der Vergangenheit stark an Prozessen ausgerichtet. Damit scheinen aber die Defizite der funktionalen Organisation immer noch nicht überwunden zu sein. Ein möglicher Grund: Es gibt zwar “Process Owner”, diese sind aber nur für einzelne Prozesse und nicht für den übergeordneten Prozessablauf zuständig. Prozesse sind überdies auf Dauer und nicht für den Einzelfall ausgelegt. Hier kommt das Projektmanagement wieder ins Spiel. Die Projektmanager bauen auf den Prozessen auf, suchen sich projektspezifisch die Prozesse aus, die für die Zielerreichung notwendig sind, und koordinieren alle Beteiligten auf das Gesamtziel hin.

Welche Rolle spielt dann die herkömmliche (“permanente”) Organisation noch? Oder ist eine reine Projektorganisation vorstellbar? Ich arbeite selbst in einer sehr stark projektorientierten Organisation, dennoch brauchen wir eine gewisse Stabilität. Diese wird durch die Vision, Mission und Strategie, die Werte, die Kultur und durch die dazugehörigen Personen mit ihren Kompetenzen bzw. ihrem Know-how manifestiert. Die permanente Organisation stellt also Kontinuität und Effektivität sicher, was Grundvoraussetzung für eine nachhaltige Projektarbeit ist.

Wir sollten uns also stärker damit auseinandersetzen, was ein Projekt (wirklich) ist, wozu wir Projekte einsetzen und wie wir Projekte mit der herkömmlichen Organisation ausbalancieren. Dies ist vorrangig die Aufgabe des Topmanagements bei der nachhaltigen Gestaltung ihrer Organisation. PM-Consultants sollten eine offene und ehrliche Diskussion in der Organisation anregen und moderieren. Nur wenn allen Beteiligten klar ist, welchen Beitrag Projekte für die gesamte Organisation leisten, wird eine Diskussion über das Projektmanagement fruchtbar sein.

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Kommentare

  1. Karl-Wilhelm von Rotenhan

    Ich habe eine langjährigen Kunden, der sich mit gutem Grund schon seit langem gegen die Verwendung des Begriffes Projekt in seinem Stammgeschäft wehrt. Er unterscheidet deutlich zwischen Projekt und Routine, indem er den Projektbegriff für alle Aktivitäten zwischen der Initialisierung (Findung der Idee oder des Bedarfes) und der Ende, nach Auflösung der letzten Bürgschaften von der Abwicklung des Auftrages selbst – zwischen Vertragsabschluss und Abnahme – unterscheidet.
    Natürlich ist auch dieser so abgewickelte Auftrag ein Investitionsprojekt. Das aber was mein Kunde so erreicht, ist dass er vor jeder Initiative der Gestaltung individueller Vorgehensweisen eine starke Veranlassung zur Nutzung von Standards durch die Auftragsleiter erwartet. Wie gut das Ganze in der Realität funktioniert? Das hängt wesentlich davon ab wie gut und professionell der Projektleiter und die Unternehmensleitung die Phasen und PM Prozesse bis zur Auftragsübergabe mit Substanz gefüllt haben. Und es hängt auch davon ab inwieweit die Auftragsleiter Ihre eigene Aufgabe als jene der vertragsgemäßen Erfüllung eines Werkes verstanden haben.
    Neben der wie oben bereits beschriebenen Begriffsfrage Projekt, welche übrigens aus rechtlicher Sicht alles andere als klar definiert ist, stellt sich somit weiterhin die Rollen und die Verantwortungsfrage.

    Fakt ist wir brauchen sowohl den Begriff als auch den Leistungsgegenstand Projekt und wir sollten uns stärker auch mit dem Begriff Programm vertraut machen, auch wenn der mithin das falsche “Software-”Bild im Kopf hervorruft.

    Die persönlichen Kompetenzen zur Lösung komplexer Aufgaben mit begrenzten finanziellen und materiellen Mitteln in klaren Kosten- /Leistungs- /Termin- und Sozial- Grenzen sind in allen Bereichen des vorher Beschriebenen anwendbar und dringend erforderlich.
    Gesichertes Kompetenzkapital mit mehrdimensionalen Umfang, wie es in der ICB manifestiert ist, bildet dafür schon mal eine gute Basis.
    Wenn jetzt noch ein international einheitliches ISO Regelwerk für grundsätzlich harmonisierte Begriffe sorgt, was hält dann dieses Führungskonzept noch auf.

    1. Ja, Sie sprechen wichtige Aspekte an. Wir müssen Projekte von Aufträgen abgrenzen, hier spiel die Komplexität der Aufgabenstellung eine gewisse Rolle, wenn wir nicht alles zum Projekt erklären, dann sind die Mitarbeiter auch eher bereit, die Projektmanagement Prozesse und Methoden anzuwenden. Die weitere Differenzierung beispielsweise in kleine, mittlere und große Projekte hilft, die Prozesse und Methoden “Maßzuschneidern”, somit steigt die Akzeptanz und ich kann auch die richtigen Projektmanager für die jeweilige Komplexität suchen. Hier kommt auch das “Programm” ins Spiel, aber dieser Begriff wird sehr, sehr unterschiedlich definiert, deshalb lohnt sich glaube ich auch eine eingehendere Behandlung in einem weiteren Blogbeitrag

  2. [...] meine Idee überhaupt ein Projekt? (Inspiriert vom Artikel “Was ist ein Projekt und wozu wir Projekte eigentlich brauchen …&#82… Über Crowdfunding lassen sich sehr wohl Projekte finanzieren, eine dahinter stehende [...]

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