Umgang mit Stakeholdern in Projekten erfolgskritisch

Eine Studie der Fachgruppe „Stakeholdermanagement“ in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Westküste offenbart, was vielen intuitiv bewusst ist: der richtige Umgang mit den Stakeholdern eines Projekts ist erfolgskritisch! Die Studie ist bei der GPM auf der Webseite einzusehen. Die 173 Studienteilnehmer kommen aus ganz unterschiedlichen Bereichen der Wirtschaft. Auch die Projektarten sind unterschiedlich, von Investitionsprojekten über IT- und Organisationsprojekten bis zu Forschung und Entwicklung. Zu Beginn wird in der Studie der Begriff „Stake“ mit seinen Ausprägungsformen geklärt und diese wie folgt aufgezählt: „Interesse“, „Recht“ wie auch „Besitztum“. Stakeholder können sowohl einzelne Personen, Gruppen oder auch Organisationen sein. Als wichtigste Stakeholder der Befragten sind „Kunde“, „Management“, „Mitarbeiter“ und „Shareholder“ genannt. Erst mit größerem Abstand kommen „Öffentlichkeit“ und „Politik“. Letztgenannte werden m.E. leider immer noch deutlich in ihrer Bedeutung für den Projekterfolg in Deutschland unterschätzt.

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Der richtige Umgang mit den Stakeholdern eines Projekts ist erfolgskritisch. Foto: Wagner

Der Umfrage zufolge, ist das Thema Stakeholdermanagement nahezu 90 Prozent aller Befragten bekannt. 70 Prozent der Befragten gaben an, dass das Stakeholdermanagement Bestandteil ihrer Projekte sei. Ein Teilnehmer der Studie bringt das wie folgt auf den Punkt: „Es ist wichtig, sich um die Stakeholder zu kümmern und auf ihre Interessen einzugehen. Es ist zwar schwierig, alle an einen Tisch zu bekommen, da es vor allem bei einem Projekt, das viele Stakeholder mit einschließt, viele verschiedene Interessen und Wünsche gibt. Umso wichtiger ist die Kommunikation zwischen Projektverantwortlichen und Stakeholdern.“ Das Stakeholdermanagement baut vor allem auf regelmäßige (Status-)Meetings, auf die Einbindung in das Risiko- und Umfeldmanagement sowie auf die Hilfe des Projektmarketings. Die folgenden Aktivitäten zählen zum umfangreichen Repertoire des Stakeholdermanagements: Beobachtung des Projektumfelds, Analyse von Projektunterlagen, Informationssammlung, Identifikation und Einschätzung der Stakeholder, Analyse des Stakeholderverhaltens und Ableitung entsprechender Maßnahmen. Das schließt die regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern genauso ein wie die Aktualisierung der Stakeholderanalyse. Das Stakeholdermanagement begleitet also das Geschehen, vom Anfang bis zum Ende, mit den Lessons Learned sogar darüber hinaus.

Für das Stakeholdermanagement sind bestimmte Eigenschaften und Kompetenzen der Handelnden nötig. Gut persönliche Beziehungen knüpfen zu können wurde dabei an erster Stelle genannt, gefolgt von Verlässlichkeit, Offenheit, kulturelle Sensibilität sowie Verhandlungsgeschick. Es geht also vor allem um „soft skills“ wie schon in der IPMA Competence Baseline Version 3 aufgezeigt. Standards wie z.B. die ISO 21500 führen das Stakeholdermanagement dagegen als „Prozess“, ähnlich beim PMBOK des PMI, das „Stakeholdermanagement“ erst in seiner fünften Ausgabe als Knowledge Area aufgenommen hat.

Der Erfolg des Stakeholdermanagements wird nach Aussagen der Studie vor allem durch die folgenden Effekte erzielt, nämlich die Behebung von Interessenskonflikten in der Vorbereitung, einem positiven Projektimage bei den Stakeholdern, einem effektiven Kommunikationsmanagement, einem Ausbalancieren konkurrierender Interessen und – nicht zuletzt – einer erfolgreichen Realisierung des Projektes gemäß Projektauftrag.


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