Umgang mit Komplexität und Ungewissheit in Projekten

Am 07.-08.11.2016 fand die 3. DACH-Forschungswerkstatt der drei Schwesterverbände GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., der pma Project Management Austria und der spm Swiss Project Management Association statt.

Zum letzten Mal zum Thema „Umgang mit Komplexität und Ungewissheit in Projekten“. Als wir dieses im Jahr 2013 aufsetzten, konnten wir nicht ahnen, dass Ungewissheit nach der Brexit-Entscheidung der Briten im Juni 2016 und der US-amerikanischen Präsidentschaftswahl am 8.11.2016 zu einem der meistgenannten Begriffe der Politiker und Manager avancieren würde.

GOPR1836Prof. Varga von Kibéd, Professor für Logik und Wissenschaftstheorie an der LMU in München gab den TeilnehmerInnen einen Einblick in das Tetralemma als universelle Methodik zur Auflösung von Dilemmata. Gerade in Projekten als komplexe soziale Systeme kann die Systemische Aufstellung helfen, besser zu verstehen, was die Haltungen, Werte und Einstellungen aber auch vorhandenen Spannungen und Herausforderungen der Einzelnen im gemeinsamen System Projekt sind.

Der zweite Tag wurde von Prof. Fritz Böhle vom Institut für Sozialforschung München IMAG5173gestaltet, der mit seinem Team die Ergebnisse der GPM-Expertise „zum Umgang mit Ungewissheit in Projekten“ präsentierte und in einer praktischen Übung zeigte, dass Ungewissheit gerade in Projekten immer vorhanden ist und darin nicht nur Risiken, sondern auch Chancen liegen.

Komplexität und Ungewissheit sind zwei Komponenten unserer heutigen VUCA-Welt, VUCA als Akronym für Volatilität, Ungewissheit, Complexity und Ambiguität. In den drei Forschungswerkstätten  wurde klar, dass diese vier Herausforderungen gerade in Projekten eng miteinander verbunden sind. Wechselnde, sich schnell verändernde Umfeldbedingungen kennt heute jeder Projektmanager. Hohe Komplexität durch die Vielzahl technischer, organisatorischer und sozialer Beziehungen, die in ihrer Interaktion nicht mehr deterministisch vorhersagbar sind, ist in den meisten Projekten der Fall. Dadurch entsteht viel Mehrdeutigkeit im Sinn von Nicht-Wissen, was von den vielen möglichen Lösungswegen die korrekte Lösung für ein Problem ist, und durch all dies auch sehr viel Ungewissheit.

Doch wie damit umgehen? Darauf gaben die eingeladenen Experten in ihren Vorträgen und Workshops verschiedene Antworten, die ich in diesem Blog zusammenfassen möchte:  Komplexität ist mit dem Verstand allein nicht zu beherrschen, das zeigen die leistungsfähigsten Rechner, die in komplexen Situationen schnell an ihre Grenzen geraten. Ein Schachcomputer kann alle möglichen Spielzüge in Millisekunden schneller als der Mensch berechnen. Schach ist kompliziert, also berechenbar. Hier kann der Rechner dem Menschen helfen.

Doch wenn es um Komplexes geht, also wo Technik in Interaktion auf Menschen und Sozialsysteme trifft wie z. B. beim Fußballspielen, kommen Roboter an ihre Grenzen: zu spüren, dass eine Flanke von dem Teamkollegen von rechts hinten kommt und dann im richtigen Augenblick hochzuspringen und den Ball ins gegnerische Tor hinein zu köpfen: dazu bedarf es nicht nur des Verstands, um die richtige Sprunghöhe und Dosierung der erforderlichen Kraft zu berechnen, sondern auch viel Intuition, diese Gelegenheit im Voraus zu erspüren und den richtigen Moment abzupassen, das Gefühl für die zunehmende Spannung bei den Zuschauern im Stadion und diese unterschiedlichen Signale wahrzunehmen, sowie Körperintelligenz, all dies zu koordinieren und im richtigen Moment umzusetzen.

Doch nicht nur im Fußball, auch im Projekt kann die Technik unterstützen, aber nur der Mensch mit seiner einzigartigen Kombination aus Verstand, Körperintelligenz, Gefühlen und Intuition ist in der Lage, mit Komplexität umzugehen. Dieses reibungslose Zusammenspiel der verschiedenen vorhandenen menschlichen Fähigkeiten bedarf wie beim Beispiel Fußball des kontinuierlichen Trainings um zur Kompetenz heranzureifen.

Ein Projektmanager benötigt über die in der ICB4 beschriebenen individuellen Kompetenzen  weitere Fähigkeiten, um komplexe Projekte erfolgreich zu managen. Methoden wie die Systemische Aufstellung, das Tetralemma oder die 5 Chinesischen Elemente, Storytelling oder die Heldenreise können dabei dem Projektmanager helfen, die Komplexität im Projekt besser zu verstehen und damit umgehen zu lernen.

Und wie verhält es sich mit der Ungewissheit? Per definitionem steckt in der Ungewissheit sowohl Chance als auch Risiko. Doch gerade wir Deutsche tendieren dazu, uns durch Unsicherheit eher bedroht zu fühlen. Projektmanager  sehen vorrangig die Risiken, die durch ungewisse Situationen entstehen, und meinen, diese mit Maßnahmen beherrschbar zu machen. Somit vergeben wir Chancen, die sich später im Verlauf des Projektes auftun können. Das Agile Projektmanagement trägt dieser Einstellung durch die schrittweise Umsetzung von Projekten Rechnung. Es ist kein Zufall, dass in unserer heutigen ungewissen Zeit nicht nur die Softwareentwicklung agil gemanagt wird, sondern Agiles Projektmanagement in allen Branchen und Projektarten Einzug gehalten hat.

Auch die Improvisation in der Jazzmusik hat den Umgang mit Ungewissheit zu ihrem Grundmotiv gemacht. Jazzmusiker improvisieren auf Basis von Regeln aus der Harmonielehre, Rhythmus und Takt. Darüber hinaus zeichnet sie eine gute sinnliche Wahrnehmung ihres Umfelds wie z.B. der Stimmung im Publikum aus, sie brauchen also viel Nähe und direkten Kontakt zu ihrer Umwelt, um dann entsprechend situationsgerecht agieren zu können. Dieses Muster kann man gut auf ProjektmanagerInnen übertragen: auch hier gibt es ein standardisiertes Regelwerk aus Methoden und Tools, das in enger Abstimmung mit dem Projektmitarbeitern, Auftraggebern und Kunden situativ im Projekt angepasst wird. Dies bedarf viel Nähe zu den Stakeholdern, eines guten Gespürs für die Atmosphäre und der Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen und entsprechend zu handeln. Erfolgreiche ProjektmanagerInnen  machen dies intuitiv, sie improvisieren tagtäglich und viele sagen, dass gerade das den Unterschied zur starren Arbeit in der Linie ausmacht und dass sie gerade das am Projektmanagement fasziniert.

Sowohl Ungewissheit als auch Komplexität werden in den kommenden Jahrzehnten weiter die Welt und damit auch unsere Projekte beherrschen. Die drei Forschungswerkstätten haben gezeigt, dass aus Komplexität und Ungewissheit neue Kompetenzanforderungen für Projektmanager entstehen. Im Zeitalter der Digitalisierung werden zukünftig viele Aufgaben im Projekt automatisiert werden können. Es sind es diese ganzheitlichen Fähigkeiten, die erfolgreiche Projektmanager von den weniger Erfolgreichen unterscheiden. Wie bei erfolgreichen Sportlern, Jazzmusikern und Künstlern erfordert das reibungslose Zusammenspiel aus Verstand, Körperintelligenz, Gefühlen und Intuition kontinuierliches Training, um dies zu entwickeln und zu perfektionieren. Diese neuen Kompetenzen gilt es auch für die Community der Projektmanager zu entwickeln und zu optimieren.

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Kommentare

  1. Das Thema „Umgang mit Komplexität und Ungewissheit in Projekten“ ist gut gewählt und sicher nicht zu unterschätzen. Zum Glück bekommen wir ja zunehmend vermittelt, dass Fehler machen, erlaubt ist. Gescheiterte Projekte haben großen Erfahrungswert.
    Andererseits ist Ihr Vorschlag, als Projektmanager sein Handwerk stetig zu trainieren, wie man es auch aus anderen Disziplinen kennt, sinnvoll, um Projekte erfolgreich abzuschließen.

    Damit es nun nicht wie Schleichwerbung daher kommt, rück ich mal geradewegs raus damit: Ich arbeite in der Firma BuGaSi, die computergestütze Management-Planspiele entwickelt und anbietet. Projektmanagement ist dabei eins unserer Spezialgebiete.

    Unsere Planspiele sind anspruchsvoll und realitätsnah. Deswegen kommen die Teilnehmer auch nicht um Emotionen herum, wie etwa Unsicherheit oder Stress. Wie wir aus solchen Gefühlen lernen können hat Frau Prof. Dr. rer. pol. Eva-Maria Lewkowicz im Interview erklärt:
    https://de.bugasi.de/vom-spielerischen-lernen-bis-zur-selbstreflexion/

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