Termintreue in Projekten

Auch wenn das Thema Termintreue etwas spießig daher zu kommen scheint, so ist es doch der zentrale „Pain Point“ vieler Projekte. Der Grund: Der Konflikt zwischen Projektumfang, -budget und Zeitrahmen ist das Magische Dreieck, innerhalb dessen Koordinaten sich ein Projekt abspielt. Wenn es um die Termintreue im Projektmanagement geht, steht der Parameter Zeit im Fokus. Üblicherweise gilt ein Projekt als erfolgreich beendet, wenn der definierte Projektumfang geliefert, die geforderte Qualität erfüllt und das definierte Budget nicht überschritten wurden. Den Aspekt der Termintreue darf man in diesem Kontext nicht als stures Abarbeiten definierter Aufgaben sehen – er ist vielmehr im Kontext des Projekterfolges zu sehen.


Termintreue erhöhen

Wer seine Termintreue verbessern möchte, sollte mit einer Analyse vergangener, nicht termintreu abgeschlossener Projekte starten. Es muss die Frage gestellt werden, was dazu geführt hat, dass Projekte bisher nicht termintreu abgeschlossen werden konnten. Als Ursachen werden vielfach folgende Gründe genannt: Der Projektumfang sei nur ungenügend definiert, der Aufwand zu knapp kalkuliert und das Budget nicht ausreichend gewesen. Manche geben zudem Richtungsänderungen während des laufenden Projekts und Engpässe bei Ressourcen an. Meist führt eine Verkettung dieser Faktoren dazu, dass ein Projekt nicht termintreu abgeschlossen werden kann.


Alles im Griff

Egal welche Projektmanagement-Methode angewendet wird und welche Werkzeuge zur Verfügung stehen – in der Regel verbessern die meisten von ihnen die Planung und Steuerung eines Projekts. Indirekt sorgen sie so auch für eine Erhöhung der Termintreue: Eine Phasen-Meilenstein-Planung, die Planung von Ressourcen und die Meilenstein– und Kostentrendanalyse bieten Möglichkeiten, die Aspekte der Termineinhaltung leichter nachzuvollziehen und damit besser steuern zu können.


Vorausschauend planen

Mit den führenden Projektmanagement-Lösungen lässt sich in der Regel innerhalb eines Gantt-Diagramms eine Phasen-Meilenstein-Planung, inklusive Verknüpfungen und Einschränkungen, erstellen. Eine Lösung wie InLoox bietet darüber hinaus drei besondere Funktionen, die helfen, Projekte im vorgegebenen Zeitrahmen abzuschließen: die Terminarbeit, den Kritischen Pfad und den Schnappschuss. Die Funktion Terminarbeit hebt beispielsweise alle Planungselemente, die das vordefinierte Projektende überschreiten, in einem rot schraffierten Feld hervor. Der Kritische Pfad visualisiert jene Planungselemente, die keinen zeitlichen Spielraum haben und bei Verzögerung die geplante Projektdauer gefährden. Im Gegensatz zur Terminarbeit-Funktion, die erst dann eine Verzögerung visualisiert, wenn sie schon passiert ist, hilft der Kritische Pfad schon von Beginn an jene Phasen und Meilensteine zu identifizieren, die auf keinen Fall in zeitlichen Verzug geraten dürfen.  Mit dem Schnappschuss lassen sich Situationen simulieren und visualisieren. Die Schnappschuss-Funktion ist fast etwas wie eine Geheimwaffe. Für das Thema Termintreue ist sie besonders hilfreich, wenn es darum geht, die Konsequenzen von Verzögerungen zu simulieren. Wer bereits in der Planung sehen möchte, welche Auswirkungen die Verlängerung einer Phase oder das Verschieben eines Meilensteins hat, kann dies wunderbar über eine Schnappschuss-Funktion abbilden.


Vorsicht ist besser als Nachsicht

Wer also von vornherein seine Projekte so konzipiert, dass immer wieder simuliert wird, wie sich Veränderungen oder Verschiebungen auswirken, wird schnell lernen, welche Faktoren es zu verhindern gilt, wenn man sein Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen erfolgreich abschließen möchte.

 

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