Wenn Worte meine Sprache wären - Verbesserungspotenzial bei Kommunikation in Projekten

Eine aktuelle Studie zur Projektkommunikation macht wieder einmal deutlich, welchen Stellenwert die Projektkommunikation für die tatsächliche Umsetzung der Projektziele und somit den Projekterfolg hat. Allerdings ist es mit der Professionalität in der Projektkommunikation nicht weit her. Sie wird nämlich wenig professionell geplant und auch nicht systematisch genug durchgeführt. Was aber vor allem bedenklich stimmt, ist, dass die mehr als 700 Teilnehmer der Studie zwar persönliche Meetings als relevantestes Kommunikationsformat nennen, allerdings in der Praxis die E-Mail als der am meisten genutzte Kanal der Projektkommunikation vorherrscht. Das ist sehr bedenklich, da die zwischenmenschliche Kommunikation in Projekten m. E. durch nichts zu ersetzen ist. Mit E-Mail-Kommunikation steigt die Gefahr der Missverständnisse. Das in Projekten so wichtige Vertrauen geht verloren. Die Distanz nimmt zu, eine Zusammenarbeit wird erschwert.

Warum wird also so wenig Wert auf die zwischenmenschliche Kommunikation gelegt? Oft wird Zeitknappheit als Faktor angegeben – das Treffen mit dem Team verschlinge unnötig Zeit, die man anderweitig sinnvoller verwenden könne, so eine oft gehörte Aussage. Hier hilft nur eine systematische Planung der Kommunikation im Projekt. Von Anfang an sollte die Projektkommunikation über den gesamten Projektverlauf hinweg geplant werden, dazu zählen dann üblicherweise formale Meetings (u. a. Teambesprechungen und Statusmeetings) wie auch informelle Meetings, wo das für die Projektarbeit so wichtige Vertrauen aufgebaut wird. In diesem Zusammenhang legt die Studie gleich noch eins obendrauf: „Projektkommunikation verfügt über keine ausreichend dedizierten Ressourcen an Personal, Zeit und Budget. Sie wird selten von Kommunikationsprofis unterstützt und erfolgt meist ad-hoc durch die Projektverantwortlichen bzw. Führungskräfte.“ Hier ist eindeutig Nachholbedarf.

Allen, die sich gerne tiefergehend mit dem Thema Projektkommunikation beschäftigen wollen, sei das Buch „Professionelle Projektkommunikation: Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen von Katja Nagel empfohlen. Eine Rezension des Buches habe ich im Dezember im GPM BLOG veröffentlicht.


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