PMOs liegen auch international im Trend

Auf Einladung der IPMA International Project Management Association kamen Ende Juni ca. 20 Experten in London zum „2014 IPMA Summit of PMO SIGs“ zusammen. Auch die GPM war mit zwei Vertretern der Fachgruppe „Project Management Offices“  dabei. Ziel des Treffens war ein Erfahrungsaustausch zum PMO auf internationaler Ebene. Insgesamt 10 Mitgliedsgesellschaften hatten ihre Vertreter nach London geschickt, dazu zählten Länder wie Australien, Deutschland, England, Holland, Russland und die USA.

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In vielen Mitgliedsgesellschaften der IPMA existiert eine Special Interest Group („Fachgruppe“) zum Thema PMO oder einem ähnlichen Thema. In England ist eine PMO SIG schon seit dem Jahr 2000 aktiv, in Deutschland wurde die Fachgruppe 2007 gegründet und in Holland gibt es sogar zwei regionale SIGs. In Russland gibt es eine Erfahrungsaustauschgruppe von großen Unternehmen, die sich regelmäßig zu den Themen Portfoliomanagement, Governance und PMO austauschen. In Australien hat sich eine Gruppe in Victoria mit den Möglichkeiten zur Ausgestaltung von PMOs beschäftigt – hier wurden auch verschiedene Studien durchgeführt.

Zentrale Schwerpunkte des PMO Summit in London waren

  1. das Verständnis, was ein PMO ist,
  2. die inhaltliche Ausrichtung bzw. die Fragestellung der PMO SIGs und
  3. die praktizierten Formate.

Zu 1. waren sich die Experten einig, dass das PMO eine wichtige Unterstützungseinheit für das Projektmanagement und insbesondere für dessen kontinuierliche Weiterentwicklung ist („Organisational Enabler“). In den einzelnen Ausprägungen eines PMOs gibt es aber sehr unterschiedliche Vorstellungen. So sind z.B. die Einführung von Standards, die Schulung und das Coaching von Projektmanagern sowie das Multiprojektmanagement typische Aufgabenstellungen. Ob aber ein PMO auch operativ Projekte führt, oder der verlängerte Arm des Top Managements im Sinne einer Governance-Funktion ist, da scheiden sich die Geister. Dies spiegelt sich auch bei den Fragestellungen wider, die für eine PMO SIG interessant sind. So stehen insbesondere ein Austausch zu den Rollen eines PMO, dem Aufbau und der Ausstattung sowie zur Einführung und Weiterentwicklung des PMO im Vordergrund. Viele PMOs müssen sich rechtfertigen, deshalb wurde auch über die Frage diskutiert, welchen Nutzen ein PMO bringt. Das ist natürlich nur individuell zu beantworten, scheint aber eine zentrale Frage für die Praxis zu sein, bei der eine PMO SIG mit Nutzenargumenten weiterhelfen kann. Zu 3. wurden eine Vielzahl von Formaten vorgestellt, die in den PMO SIGs weltweit praktiziert werden. Dazu zählen neben Präsenzveranstaltungen in Form von Tagungen, Abendveranstaltungen oder Besichtigungen auch virtuelle Treffen (Webinare, Telefonkonferenzen etc.), Blogs, Online-Foren, Flashmobs sowie die Verwendung von wissenschaftlichen Studien.

Am Ende der Tagung waren sich alle Anwesenden einig, dass der Dialog zum PMO auch international enger vernetzt werden muss. So findet Ende September auf dem IPMA Weltkongress in Rotterdam ein „meet&greet“ der PMO-SIGs sowie der Referenten statt. Darüber hinaus entsteht auf LinkedIn eine IPMA PMO Community. Im nächsten Jahr soll es wieder einen IPMA Summit geben, bis dahin tauschen sich die IPMA PMO SIGs auf individueller Basis aus. So besuchte der Leiter der GPM-Fachgruppe „PMO“ einschlägige Fachtagungen der Schwesterverbände in Finnland und China. Dort ist man sehr an Know-how aus Deutschland und einem Austausch interessiert. Die GPM lädt alle Interessierten aus dem Ausland auch zu ihrem diesjährigen PMO-Tag ein, der am 27. Oktober in Nürnberg stattfindet. Damit wird auch der Mehrwert einer Mitgliedschaft in der IPMA deutlich – die internationale Vernetzung mit anderen Verbänden und PM-Experten bringt viele neue Impulse zur Weiterentwicklung der Disziplin.

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