Outsourcing von Projektmanagement-Aktivitäten: Gängige Praxis oder neuer Trend?

Wenn wir über Outsourcing sprechen, dann geht es meist um wenig bedeutsame administrative Leistungen, die an einen Dienstleister vergeben werden, an einfache Zuarbeiten im Bereich Softwareentwicklung oder Engineering, das Betreiben der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und so weiter. Als Motivation für das Outsourcing wird in der Regel die Konzentration auf Kernkompetenzen angeführt, das Fehlen von spezifischen Ressourcen oder die höhere Effizienz der Dienstleister.

Deshalb ist die Frage interessant, ob Outsourcing auch im Bereich von Projektmanagement-Aktivitäten relevant ist. Eine aktuelle Studie der Fachhochschule des BFI Wien gibt hierzu interessante Antworten. Viele Unternehmen haben demnach schon Erfahrungen mit dem Outsourcing von PM-Aktivitäten gesammelt, und zwar überwiegend positive. Unterstützende Aktivitäten wie z. B. Coaching/Moderation, Toolunterstützung sowie Weiterbildung sind jene PM-Aktivitäten, bei denen Outsourcing zweckdienlich erscheint, dicht gefolgt von Projektcontrolling und -dokumentation. Interessant ist, dass Unternehmen auch schon das Outsourcing von Projektleitungsaufgaben praktizieren. Gleichzeitig schätzen aber die Befragten die Sinnhaftigkeit hier deutlich geringer ein.

Meiner Ansicht nach ist das Outsourcing von Projektleitungsaufgaben auch sehr kritisch zu sehen. Ich verstehe diese Aufgaben als Kernaufgaben eines Unternehmens, die viel unternehmensspezifisches Know-how, eine persönliche Vernetzung und vor allem eine deutliche Machtbasis verlangen. Beim Outsourcing ist all dies nicht gegeben und muss durch die ausführende Person mühsam aufgebaut werden. Hier ist die Gefahr des Scheiterns groß, unnötige Risiken oder Mehraufwände sind zu erwarten. Hier sollten die Unternehmen also genauer hinschauen, und erst Erfahrungen bei der Vergabe unterstützender Aktivitäten im Projektmanagement sammeln.

Outsourcing ist also längst gängige Praxis. Anbieter sind zumeist Freiberufler, kleine bis mittelständische, auf das Projektmanagement spezialisierte Unternehmensberatungen und nur in Ausnahmefällen große Dienstleistungsunternehmen. Allerdings stellt die Studie auch heraus, dass der Trend zur (international) verteilten Arbeit in Projekten das Outsourcing begünstigt. Insbesondere sehr große Unternehmen, die auch schon in anderen Bereichen Erfahrungen mit Outsourcing gesammelt haben, tendieren zum Outsourcing von PM-Aktivitäten. Hier kommen dann auch wieder die großen Dienstleister bzw. Berater ins Spiel, die an anderen Stellen ihren Kunden bei der Internationalisierung helfen und dann auch gleich noch PM-Aktivitäten mit übernehmen, so z. B. die Steuerung eines PMOs. Als Voraussetzungen für das Outsourcing werden drei Faktoren besonders hervorgehoben:

  1. definierte Schnittstellen zwischen den Organisationseinheiten,
  2. eine etablierte Projektkultur mit gut definierten Rahmenbedingungen sowie
  3. eine hohe Transparenz über das Projektgeschehen.

Es bleibt also abzuwarten, wie sich das Outsourcing in Zukunft weiter entwickeln wird. Auf jeden Fall ist es ein weiteres Betätigungsfeld für die zahlreichen Dienstleister der Projektwirtschaft!

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Kommentare

  1. avatar Wolfram von Schneyder

    Ich kann nur bestätigen, dass sich die Diskussion über Outsourcing deutlich verdichtet. Die Fachgruppe Project Management Offices plant daher auch eine Workshop zum Thema „Outsourcing aus dem PMO“, der im ersten Quartal 2013 stattfinden soll. Dort möchten wir auf Expertenebene herausfinden, was in der Praxis Mehrwerte, Risiken und Hemmschuhe für das Outsourcing sind.

  2. avatar Bernd Ruffing

    „Ich verstehe diese Aufgaben als Kernaufgaben eines Unternehmens, die viel unternehmensspezifisches Know-how, eine persönliche Vernetzung und vor allem eine deutliche Machtbasis verlangen“

    Das ist alles richtig! Was man hier aber auch beachten muss:
    Der Aufbau professionellen Projektmanagements-Know-Hows und das Erlernen der passenden PM-Methoden kostet sehr viel Zeit; Zeit, welche die meisten Unternehmen nicht haben. Dort werden oft auch die Fachbereiche neben Ihrem Tagesgeschäft zum „Projektleiter“; diese haben aber selten die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und auch nicht die Ressorucen, was zum häufigen Scheitern der Projekte führt. Hier kann also ein „mehtodischer“ Projektleiter mit Sicherheit sinnvoll sein.

    Gruß
    Bernd Ruffing

  3. avatar Marcus Raitner

    Als Senior Partner eines kleinen und auf Projektmanagement und Projektcoaching spezialisierten Beratungshaus (escsol.com), kann ich diesen Trend nur bestätigen und begrüße ihn (logisch). Wir sehen in der Praxis beides: reines Projektmanagement extern eingekauft von Kunden, aber auch vermehrt Projektcoaching (also das Erfolgreichmachen und die Entwicklung eines internen Projektmanagers). Während ersteres tatsächlich mühsamer sein kann als bei interner Besetzung, ist Projektcoaching extern besetzt deutlich effektiver, weil neue Impulse von Außen kommen und der Coach wirklich unabhängig und unbefangen arbeiten kann.

    Gefährlich ist es für Unternehmen aber tatsächlich das PM-Know-How zu outsourcen. Wie ich bereits in meinem Blog argumentiert hatte, wird es zukünftig mehr Veränderung und damit mehr Prozesse geben müssen (http://misc.raitner.de/2012/06/projektinflation/) Deshalb sollte für Unternehmen PM eine strategische Kernkompetenz sein.

    Herzliche Grüße,
    Marcus Raitner

  4. Die vielen Resonanzen freuen mich, zeigt es doch, wie aktuell das Thema ist. Ich denke, man muss einfach differenziert an die Sache herangehen, sowohl auf der Auftraggeber wie auch auf der Auftragnehmerseite. Insbesondere der AG sollte sich Gedanken darüber machen, was zur Kernkompetenz zählt und was nicht. Darüber hinaus sollte auch die Vergabe professionell umgesetzt werden, d.h. Bewertung und Auswahl des Outsourcing-Partners, Planung und Steuerung der Teilaufgaben sowie schließlich die Bewertung des Einsatzes und des Dienstleisters. Aus meiner Zeit bei Ingenieurdienstleistern weiß ich, dass hier leider noch viel zu wenig Know-how im Einkauf oder auf Seiten der Fachabteilungen vorhanden ist…

  5. […] Eine Einschätzung des Themas Outsourcing von PM-Tätigkeiten von Reinhardt Wagner (stv. Vor… […]

  6. avatar Stefan Konrad

    Ich kann meinen „Vorschreibern“ nur Recht geben. Wir bauen bei uns zur Zeit ein PMO auf. Ohne das externe Know-How eines Beraters wären wir heute nicht ansatzweise da wo wir sind. Auch kristialisieren sich jetzt nach der Einführung eine Reihe von Aufgaben im Umfeld PMO / Projektmanagement heraus, die sich gut für eine externe Unterstützung eigenen. Genauso zeigt sich aber auch eine Reihe von Bereichen, die wir intern behalten wollen. Dazu gehören unter anderem das Führen des Projektportfolios da wir hierbei im direkten Kontakt mit unseren (internen) Kunden bleiben und direkt in die Anfangsdiskussionen rund um das Projekt eingebunden sind sowie die eigentlichen Projektmanagementaktivitäten. Hier zeigen sich die Stärken unserer gut vernetzten und mit branchenspezifischen Fach-Know-How ausgestatteten Projektleiter, die dadurch bereits früh korrigierend eingreifen können.

  7. avatar Janko Böhm

    Ich kann Hr. Ruffing zustimmen wenn er sagt dass die fachlichen Führungspersönlichkeiten in einem Unternehmen zu Projektleitern werden und es dann nicht immer optimal läuft. Auch möchte ich in Frage stellen ob Projektmanagement wirklich eine Kernkompetenz eines Unternehmens (z.B. für die Herstellung von elektrischen Antriebssystemen) sein muss. Das Portfoliomanagement was sich aus der Unternehmensstrategie ergeben sollte möchte ich hier auch wieder in die zwei Teile Fachlichkeit und Methode/Prozesse teilen. Natürlich müssen die Inhalte (Welche Projekte werden wann mit welchen Kosten umgesetzt im Unternehmen festgelegt werden. Die Umsetzung mit den methodischem Fachwissen über Projektmanagement sehe ich nicht unbedingt als Kernaufgabe eines Unternehmens mit einem fachlich anderen Schwerpunkt.
    Was ich mir als Projektleiter wünsche ist es starker Sponsor der mir den Rückhalt in der Organisation und den Zugang zu den Netzwerken ermöglicht.

    1. Unser Verständnis von PM geht weit über das „Methodische Fachwissen“ hinaus, Projektmanagement ist eine Führungskonzeption oder lassen Sie es mich als „Unternehmertum“ formulieren. Deshalb ist PM für viele Unternehmen tatsächlich schon Kernkompetenz, viele merken erst langsam, dass durch die vielen Projekte PM zur Kernkompetenz wird, wie auch immer das dann alles auch organisiert wird…

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