Mit der Auftragspyramide den Auftrag klären

Bekanntermaßen zeigen Untersuchungen immer wieder, dass einer der größten Stolpersteine der flotte und ungeklärte Projektstart ist. Woran liegt es, dass der Auftragsklärung in der Realität zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird?

Zunächst ist zu beobachten, dass es eher psychologische Blockaden sind. Wer bei der Auftragserteilung nachfragt, meint, dass er Schwäche zeigt. Die Angst vor Blamage spielt hier mit herein. Oder: Je klarer der Auftrag ist, desto mehr kann geprüft werden, ob der Auftrag erfüllt ist. Wer will sich schon in die Karten sehen lassen? Dennoch ist in der Fachwelt unstrittig: „Beginne kein Projekt bevor nicht für Auftraggeber und Auftragnehmer/Projektleitung ein gemeinsames Verständnis über den Auftrag vorhanden ist.“

Wie also den Auftrag klären? Hilfreich ist dabei die Auftragspyramide:

Pyramide der inhaltlichen Auftragsklärung

Pyramide der inhaltlichen Auftragsklärung, Max L.J. Wolf u.a. PM live

1. Methoden der Auftragsklärung

Um den Auftrag zu klären sind folgende Methoden hilfreich:

  • Fragetechnik
  • Vorschlagstechnik
  • Visualisierung
  • Induktiver bzw. deduktiver Ansatz und
  • Problemanalyse
  • Ausschlussverfahren

Das Hinterfragen der Wünsche des Auftraggebers ist ein wichtiges Instrument. „Was meinen Sie mit spülmaschinenfest für das neue Geschirr?“ „Welche Eigenschaften müssen erfüllt sein, damit wir von spülmaschinenfest sprechen können?!“ Hierbei sind alle Fragen, die mit „W“ beginnen, hilfreich.

Der andere Weg ist, Vorschläge zu unterbreiten, um in der Auftragsklärung einen Schritt weiterzukommen. „Meinen Sie dies so oder so?“ Dabei ist zu beachten, dass bei Vorschlägen sich Menschen eher ablehnend verhalten. Deshalb ist die Fragetechnik weniger anstrengend und deshalb zu bevorzugen.

Ferner ist empfehlenswert, die Ergebnisse gleich aufzuschreiben oder noch besser grafisch festzuhalten. Die Visualisierung eröffnet einen weiteren Kanal der Verständigung und ist deshalb zwingend erforderlich, um Klarheit beim Auftrag zu schaffen.

Wer strukturiert vorgehen möchte, legt eine Zielpyramide an und nutzt den induktiven beziehungsweise deduktiven Ansatz.

Zielpyramide, Max L.J. Wolf u.a. PM live

Zielpyramide, Max L.J. Wolf u.a. PM live

Ausgehend von der Anforderung „wartungsfrei“ ergibt sich die Frage: „Was muss gegeben sein, damit wir von Wartungsfreiheit sprechen können?“ Als Antwort kann sich ergeben „gute Testbarkeit“, „gute Verständlichkeit“ und „leichte Änderbarkeit“. Nun können diese drei Aspekte weiter vertieft werden.

„Was zeichnet „leichte Änderbarkeit“ aus?“

Ferner ist hilfreich, zu formulieren, was nicht gemeint ist oder was der Auftrag nicht abdeckt. Das Ausschlussverfahren ist ein probater Ansatz, Klarheit und Ordnung in die Kommunikation und damit in den Auftrag zu bekommen.

Diese vorgestellten Methoden setzen den Hebel an, Licht ins Dunkel zu bringen. Noch mehr Licht entsteht, wenn die Beteiligten einen Schritt zurückgehen und nicht die Wünsche präzisieren, sondern zuerst das Problem analysieren und anhand der Ursachen die Ziele ableiten.

Fischgräten-Diagramm für Terminverzug

Fischgräten-Diagramm für Terminverzug

Das Bild zeigt bei einem Projekt die Ursachen für Terminverzug auf. Bei mangelndem Änderungswesen kann die Anforderung „beschriebenes Änderungsverfahren liegt bis zum 30. Juni vor“ dargestellt werden. Mit Hilfe der Fragetechnik kann dann die Anforderung weiter präzisiert werden.

2.    Kommunikationsregeln

Ohne Kommunikation keine Auftragsklärung. Dabei ist es wichtig, dass in der Kommunikation zwischen Person und Inhalt getrennt wird. Diese verhindert eine Schieflage in der Kommunikation und sichert eine Gesprächsatmosphäre im Sinne von „Du bist o.k. – ich bin o.k.“. Außerdem ist es ebenso wichtig, das Gehörte in eigene Worte zu fassen und dem Sender zur Überprüfung zurückzugeben.

„Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?“. Damit kann der Sender verstehen, ob das was er gemeint hat, auch angekommen ist. Diese Feedback-Schleife verlangsamt zwar die Kommunikation, aber ist enorm wichtig, die unterschiedlichen Wahrnehmungen und das Gehörte mit dem Gesagten abzugleichen.

3.    Das Gespräch, das Meeting

Auftraggeber und Auftragnehmer/Projektleitung müssen sich zusammensetzen, um im Gespräch und mit weiteren Betroffenen in einem Meeting den Auftrag inhaltlich zu klären. Sicherlich kann das Gespräch oder Meeting mit Hilfe der obigen Methoden vorbereitet werden, aber im Gespräch mit verbaler und gerade non-verbaler Kommunikation kann die Klarheit und Eindeutigkeit der Wünsche in Anforderungen transformiert werden.

4.    Dokumentation

Als Bezugsdokument für die Auftraggeberwünsche ist das Lastenheft der geeignete Ort, den Auftrag möglichst verständlich und klar festzuhalten. Die GPM Fachgruppe Automotive PM empfiehlt bei der Dokumentation einen einheitlichen Satzaufbau zu verwenden.

Maßnahme-Einsatz von Sachbaumustern (Quelle: GPM Fachgruppe Automotive PM)

Maßnahme-Einsatz von Sachbaumustern (Quelle: GPM Fachgruppe Automotive PM)

Das folgende Beispiel soll dies noch vertiefen und veranschaulichen:

„Wenn die Temperatur 20°C übersteigt, muss die Kontrolleinheit den Motor deaktivieren.“

[Bedingung]                                 Wenn die Temperatur 20°C übersteigt

[Anforderungswort]                     muss

[Subjekt]      wer                           die Kontrolleinheit

[Objekt]       wen                           den Motor

[Aktion]       wie                             deaktivieren

Damit ist die inhaltliche Auftragspyramide hinreichend beschrieben. Mit diesen Instrumenten sind Sie in der Lage, Aufträge inhaltlich zu klären und den psychologischen Barrieren Einhalt zu gebieten. Es gilt immer noch die Weisheit „Wer fragt, der führt.“.

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Kommentare

  1. […] von Protagonisten der GPM geschrieben und lesen sich interessant wie:Bereich Know How – Mit der Auftragspyramide den Auftrag klären von Max WolfBereich Best Practices – Desaster Management-Schwerpunkt auf dem IPMA World […]

  2. Super Beitrag, jetzt noch das r in der Überschrift hinzufügen damit auch Google richtig indiziert 😉

    Netten Gruß,
    Helmut

  3. Danke für den Hinweis, Helmut! :-)

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