Die Last mit der Last – Teil 1 - Warum die Investition in ein ausgereiftes Lastenheft in Ihrem Projekt Geld spart

In der heute startenden vierteiligen Beitragsserie “Die Last mit der Last” beschäftige ich mich mit dem Lastenheft. Hier, bei der “Geburt” eines Projekts, legen Auftraggeber und Auftragnehmer den Grundstein für einen erfolgreichen Projektverlauf. Die weiteren Teile folgen jeweils freitags.

Projekte starten sehr unterschiedlich. Eine Kundenanfrage kommt über den Vertrieb an die Auftragsabwicklung, im Führungskreis wird ein Problem identifiziert und eine Abteilung wird beauftragt, das Problem zu lösen oder aus dem betrieblichen Verbesserungswesen kommt ein Vorschlag, der umgesetzt werden soll. Dennoch haben alle diese Projektgeburten etwas Gemeinsames: Der Auftraggeber oder der Kunde sagt, was er will – mal genau – mal vage. Dies ist die Last, die in einem Dokument, dem Lastenheft schriftlich niedergelegt sein soll. Und damit beginnt das Drama. Vom Auftraggeber kommen in der Regel ungenaue Aufforderungen (Lasten) oder nur eine unpräzise Aufgabenstellung. Der Auftragnehmer nimmt sich nicht die Zeit, den Auftrag eindeutig und klar zu klären. Schließlich ist dieser Abschnitt der Auftragsklärung noch unbezahlt. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass in Studien immer wieder die unklare Aufgabenstellung neben den Kommunikationsdefiziten als eine der Hauptursachen für gescheiterte Projekte bzw. für das Überschreiten von Terminen und Kosten genannt wird.Lastenheft Last Projekt Definition

Bild 1: Definition des Lastenhefts (Quelle: Max Wolf)

 

Soll das Dilemma gelöst werden, dann muss der Auftraggeber entweder selbst für ein klares und präzises Lastenheft sorgen oder er beauftragt den Auftragnehmer als technisches Gewissen, mit ihm den Auftrag gegen Bezahlung zu klären. Unrealistisch?
Auf den ersten Blick ja. Auf den zweiten Blick lohnt es sich aber, mal die möglichen Kosten zusammenzutragen, die durch mangelhafte Lastenhefte entstehen:

  • Doppelarbeiten
  • Höhere Aufwände durch unvollständige Pläne
  • Hoher Änderungsaufwand
  • Hoher Kommunikationsaufwand durch hohen Klärungsbedarf

Dies sind sicherlich nicht alle Kosten, aber diese wenigen Posten zeigen schon, dass sehr viel Geld verbrannt wird, wenn man die Lasten nicht frühzeitig präzise mit dem Auftragnehmer klärt. Das Erstellen eines Lastenheftes kostet dagegen nur einen Bruchteil von den oben genannten Kosten. Dennoch handeln die Akteure in der Regel gegen die Vernunft. Hier kommt die Zeit ins Spiel. Der Auftraggeber will schnell Ergebnisse sehen und der Auftragnehmer gibt diesem Zeitdruck nach und steigt in das Finden der technischen Lösung ein, das in einem Angebot mündet. Da je nach Branche bei zehn abgegebenen Angeboten nur maximal ein bis drei Aufträge (Verträge) folgen, versucht hier der Auftragnehmer wirtschaftlich zu handeln.
Auch hier führt der Zeitdruck zu ähnlichen Effekten wie bei den Kosten. Unklare Lasten führen entweder zu aufwendigen Klärungen während des Projekts oder die gewünschten Termine und Kosten werden nicht eingehalten.

Deshalb seien Sie als Auftraggeber oder als Auftragnehmer bitte vernünftig. Liefern Sie ausgearbeitete Lastenhefte oder sorgen Sie als Projektleitung dafür, dass erst auf der Basis ausgearbeiteter Anforderungen das Projekt begonnen wird. Lieber ein Schrecken mit Ende als ein Ende mit Schrecken.

Welche Lasten sollen konkret betrachtet werden? Das wird im Blog-Beitrag am nächsten Freitag näher beleuchtet.


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Kommentare

  1. Jan Fischbach

    Lieber Herr Wolf,

    das Plädoyer für ein Lastenheft finde ich sehr gut. Die Empfehlung, IMMER ein Lastenheft zu erstellen oder Anforderungen VOLLSTÄNDIG auszuarbeiten, halte ich für zu einfach. Es gibt Situationen, in denen es wirklich nicht geht. Das sind Bereiche in denen der Kunde die Anforderungen nicht kennt oder der Lieferant noch wenig Erfahrungen mit der Technologie hat, die er einsetzen wird.

    Im Teamworkblog zeige ich, welche Situationen dies sind ( http://www.teamworkblog.de/2013/05/vertrage-fur-projekte-mit-agilem_7.html ).

    Ich bin einverstanden, wenn beide Seiten sich auf ein klares Ziel und konkrete (ausgearbeitete) Anforderungen für die nächste Projektphase einigen.

    Beste Grüße, Jan Fischbach

    1. Markus Meuten

      Hallo Herr Wolf,
      auch ich würde Ihnen im Prinzip zustimmen, habe aber in den letzten Jahren ich denen ich mich mit den agilen Methoden beschäftige erkant, dass der holistische Ansatz (den ich vor Jahren selbst verfolgt habe) so nicht gelebt werden kann und dass es sowohl in den klassischen Methoden wie im agilen Bereich viele Mißverständnisse gibt die häufig zu unnötigen Grabenkämpfen führen.
      Wenn man sich die agilen Prinzipien (und nur diese) zugrunde legt, dann ist es eigentlich nur eine Frage des Schneidens der Anforderungen und des / der Projekte um zum Erfolg zu kommen. Es steht ausser Frage, dass Lasten immer vorab beschrieben sein sollten um eine entsprechende Umsetzung zu erzielen – die Frage ist doch nur, wie und zu welchem Zeitpunkt. Statt EINEM monolitischen Lastenheft werden mehrere erezugt – passend zu Phase und zu den Erkenntnissen (auch den Rückläufern aus dem Projekt). Analog werden die Projektphasen aufgesetzt und sogar die Budgetierung (bzw. die Freigabe des Budgets) entsprechend anpasst. Einen entsprechenden Ansatz verfolgt das Scaled Agile Framework SAFe ( http://scaledagileframework.com/ ) welches eine Vorlage für die Nutzung von agilen Methoden in der Umsetzung unter Einbeziehung des gesamten Unternehmens verfolgt.
      In SAFe planen Teams und Management zusammen die Releases von typischerweise 12 Wochen Laufzeit welche dann in 2 Wochen Sprints abgearbeitet werden und dennoch die Flexibilität von Anpassungen zulassen. Für die gemeinsame Sprintplanung werden natürlich gut definierte Lasten benötigt auf die sich alle Seiten einigen können – wichtig ist hierbei das gemeinsame Verständnis über das, Was “auf dem Tisch” liegt.

    2. Max L. J. Wolf

      Lieber Herr Fischbach,

      vielen Dank für Ihren Blogbeitrag. Ich bleibe trotz Ihres interessanten Teamworkblog bei meiner Empfehlung immer ein Lastenheft zu erstellen und darin die Anforderungen VOLLSTÄNDIG abzubilden. Ihr Teamworkblog-Beitrag zeigt mir, dass wieder Lasten und Pflichten verwechselt werden. Die Lasten beschreiben die Anforderungen an ein Produkt, eine Anlage oder ein System. Die Pflichten sind die technischen Lösungen auf der Basis der geforderten Anforderungen. In Ihrem Beitrag stellen Sie dar, wann ein Werkvertrag oder ein Dienstleistungsvertrag sinnvoll ist, also auf der Basis von technischen Lösungen. Hier stimme ich Ihnen zu, dass die Anforderungen nicht immer eine entsprechende Lösung abbilden. Hier besteht die Unsicherheit bezüglich Technologie, Material, Produktionsweise und gesetzlichen Bestimmungen. Also Anforderungen können immer gestellt werden, aber ob diese durch eine technische Lösung eingelöst werden, das ist dann die spannende Frage, die der Auftragnehmer beantworten muss.

      Schöne Grüße aus Unterschleißheim,

      Max L. J. Wolf

  2. Max L. J. Wolf

    Hallo Herr Meuten,

    vielen Dank für Ihren Blogkommentar.
    Festzuhalten bleibt, kein Projekt ohne Lastenheft durchzuführen. In den Lasten wird dargestellt, was das Produkt, die Anlage oder das System können soll. Ich plädiere nach wie vor, für ein Lastenheft. In diesem sollten die Anforderungen an das Gesamtsystem formuliert sein. Ich kann Ihnen folgen, dass für Teilsysteme die Anforderungen zu späteren Entwicklungsschritten ausformuliert werden. Wenn diese dann Rückwirkungen auf das Gesamtsystem haben, sind diese Auswirkungen zu berücksichtigen.

    Wenn z. B. ein neues Flugzeug gebaut werden soll, dann können zunächst die Anforderungen für das Flugzeug als Gesamtes betrachtet werden. Für die Teilsysteme wie Passagierraum, Frachtraum, Tragflächen, Cockpit usw. können die Anforderungen zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Start der Entwicklung der Teilsysteme formuliert und auf Machbarkeit geprüft werden. Aber pro Teilsystem müssen die Rückwirkungen auf das Gesamtsystem Flugzeug dennoch betrachtet werden.

    Es gilt zwei Irrtümer auszuräumen. Einerseits ist ein Lastenheft änderbar, wenn sich bei der technischen Lösung herausstellt, dass die Anforderung nicht umsetzbar ist. Andererseits muss ein Lastenheft nicht bis ins letzte Detail ausformuliert sein. Aber oft wird in der Praxis dem Gesamtsystem zu wenig Aufmerksamkeit gezollt. Es wird z. B. von Ihnen nach außen mit Prototyping entwickelt. Gut, damit lässt sich der Kunde gut einbinden und die Anforderungen für ein Teilsystem schnell in die Praxis umsetzten. Aber bezüglich des Gesamtsystems ist es eine Fahrt auf Sicht. Die Festlegung auf einen Standort ohne Untersuchung anderer Standorte für die Atommülllagerung ist ein Beispiel dazu. Erst nach 30 Jahren kümmert sich die Politik um die Gesamtbetrachtung.

    Schöne Grüße

    Max L. J. Wolf

  3. [...] Wolf schreibt auf seinem Blogbeitrag “Die Last mit der Last – Teil 1 – Warum die Investition in ein ausgereiftes Lastenheft in Ihr…“. Der Beitrag macht die Wichtigkeit des Lastenhefts deutlich. In der Praxis kann man jedoch [...]

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