Killt die Digitalisierung die Kommunikation?

Die moderne Arbeitswelt ist gekennzeichnet durch globale Unternehmensgeflechte, das Zusammenspiel von Partnerunternehmen & Dienstleistern, mobile Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeiten und nicht zuletzt eine neue Generation von Mitarbeitern. Diese Rahmenbedingungen bringen besondere Herausforderungen mit sich: Beispielsweise müssen Informationen priorisiert und Vorgänge dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig, den Kontext von Informationen zu erhalten und Medienbrüche zu vermeiden oder wenigstens zu reduzieren. Wie aber lassen sich diese Anforderungen managen?

Das international tätige Speditionsunternehmen Emons hat deshalb seine früheren Kommunikationswege überdacht und eine neuartige Art des Informationsaustauschs eingeführt. Grundlage dieser Veränderung war die These, dass die digitale Form der Kommunikation ihren eigentlichen Zweck, den Austausch von Informationen, killt.

Was ist damit gemeint? Etwa die weit verbreitete Unart, E-Mails an einen großen Verteiler inklusiver diverser „CC-Adressen“ zu verschicken. Das führt zu einer Informationsflut, die kaum zu kanalisieren ist und deshalb von jedem Einzelnen nach einem individuellen System bewältigt wird. Die Folge: Dokumente werden entweder in Papierform an einem zentralen Ort oder auf einem zentralen Laufwerk abgelegt. Inzwischen hat Emons die Kommunikationsprozesse verändert, mit dem Ziel die E-Mail-Flut zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen. Deshalb wurde das gesamte Projektmanagement und damit auch die Projektkommunikation digitalisiert. Dadurch kann gewährleistet werden, dass alle Projektteilnehmer zu jeder Zeit und von jedem Ort Zugriff auf die Dokumente haben. Außerdem werden Infos nur an betroffene Personen verschickt und Kommentare und Notizen bleiben kontextbasiert.

Daraus ergeben sich zwar zahlreiche Vorteile, wie etwa ein geringeres E-Mail-Aufkommen, zielgerichtete Informationen und ein problemloser Datenzugriff. Jedoch wachsen auch Herausforderungen, die es zu managen gilt. Beispielweise entsteht „Inselwissen“, das nicht ins Projekt eingepflegt wird. Oder einzelne Projektmitglieder verstecken sich hinter dem „Medium“ – ein Effekt, den man auch aus dem Privatleben kennt, wo lieber zehn WhatsApp-Nachrichten geschrieben werden als einmal anzurufen und ein Problem aus der Welt zu schaffen. So können Missverständnisse, unnötige Kommunikationsschleifen und ein großer Zeitverlust entstehen, so dass sich Kleinigkeiten zu großen Problemen auswachsen.

Werden die Möglichkeiten moderner Projektmanagementplattformen aber zielgerichtet eingeführt und konsequent genutzt, überwiegen die Vorteile. Voraussetzung: Das Unternehmen und die Anwender müssen bereit sein für einen Paradigmenwechsel. Umso wichtiger ist es, bei der Einführung einer Kommunikationsplattform von Anfang an alle Mitarbeiter in das Projekt einzubinden. Nur wenn sich die Angestellten geschätzt fühlen und ihre Perspektive einbringen können, werden sie die neue Kommunikationsform auch unterstützen und nicht torpedieren. Deshalb ist es unerlässlich, einen Mittelweg zwischen der absoluten Digitalisierung und althergebrachten Methoden zu finden. Die jeweiligen Informationen sollen die Mitarbeiter „befähigen“, sie müssen kontextbasiert sein, wobei intelligente Systeme jeden einzelnen gezielt informieren. Einerseits individuell und auf Abruf für den Empfänger, andererseits auch nachvollziehbar für den Absender, zum Beispiel, wenn Aktionen erwartet werden. Dabei werden die Informationen systemübergreifend geliefert, über eine Informationsplattform und ohne Medienbrüche.

Damit Projekte erfolgreich sind, sollte die Mischung zwischen Online- und Offline-Kommunikation stimmen.  Dann lassen sich Informationen zielgerichtet austauschen, Wissen aufbauen und Projekte erfolgreich umsetzen.

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