Erfolgsfaktoren für das internationale Projektmanagement in einem multinationalen Konzern - Probleme, Lösungsansatz, Herausforderungen und Widerstände

Einleitung

Projektmanagement wird häufig mit einem Werkzeugkasten verglichen, aus dem man sich je nach Projekt, Unternehmen, Zeitpunkt, äußeren Rahmenbedingungen u. v. m. die richtigen Methoden bzw. Werkzeuge nehmen und sie sinnvoll kombinieren muss. Mit einer Feile schlägt schließlich niemand einen Nagel in die Wand, um mal bei diesem Vergleich zu bleiben.

Für das internationale Projektmanagement gilt dasselbe: Nur mit den richtigen Werkzeugen (z. B. Standards, einheitliche Prozesse) gelingt es, global ein konzerneinheitliches Verständnis und Vorgehen zu schaffen und das Projektmanagement damit effektiv(er) zu gestalten.

In meiner heute startenden fünfteiligen Serie möchte ich Ihnen Einblick in meinen Werkzeugkasten geben und Ihnen aus meiner Erfahrung im internationalen Projektmanagement in einem multinationalen Konzern berichten. Der Fokus liegt dabei auf IT-Systemen. Bis zum Jahresende soll wöchentlich ein Beitrag der Serie erscheinen.


Problem der Internationalisierung – Diversifizierung von Prozessen und unterstützenden Systemen

Eine, vielleicht die größte Herausforderung der Internationalität für ein Unternehmen liegt in der Organisation und der Informationstechnologie. Schon während der Expansion stellen sich Fragen der Einheitlichkeit von Prozessen und Systemen: Sind die Prozesse der Mutterorganisation so einfach in die Strukturen des anderen Landes zu übernehmen, nötigt nicht eine andere Gesetzgebung, eine andere Mentalität von Kunden und/oder Mitarbeitern zu Änderungen? Ist es dann basierend darauf möglich, dieselben IT-Systeme zu nutzen, die diese Prozesse unterstützen sollen, bzw. wieweit sind Änderungen notwendig?

Ist die Landesgesellschaft erst etabliert, werden zumindest Details der Geschäftsprozesse gern in Frage gestellt und im besten Fall gedehnt, im schlimmsten Fall schlicht verändert. Dies führt wiederum zu landesspezifischen Anforderungen an die unterstützenden IT-Systeme und Applikationen, die mit wachsender internationaler Expansion zu exponential steigenden IT-Kosten eines Unternehmens führen kann.


Lösungsansatz – Internationale Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen und unterstützenden Systemen

Um in diesem Umfeld die IT und das Business effizient halten zu können und internationale Synergien zu ermöglichen, müssen folgende Zielsetzung erreicht werden:

  • Schaffung eines international einheitlichen Portfolios von Geschäftsprozessen und unterstützenden IT Systemen
  • Expansionen in neue Länder unter ausschließlicher Nutzung dieses Portfolios (unter Berücksichtigung gesetzlicher Ausnahmeanforderungen)
  • Implementierung dieses Portfolios in die Bestandsländer unter Ablösung der existierenden Prozesse und IT Systemlandschaft


Herausforderungen und Widerstände

Ein solches Projekt stellt eine hohe Anforderung an die Fach- und Führungskräfte des Unternehmens, da das Projekt nur durch hohe Kompetenz in den Bereichen

  • Projektmanagement
  • Prozessmanagement
  • Produktmanagement
  • Change Management

zum Erfolg geführt werden kann.

Eine besondere Herausforderung im Bereich Change Management ist durch vielfältige Widerstände gegeben, auf die man speziell in den Landesniederlassungen trifft:

  • Widerstand gegen die Prozessvereinheitlichung
    Eine zentrale Prozessvereinheitlichung wird von den Landesorganisationen oft als Bevormundung verstanden („Glauben die, wir wissen nicht, wie wir unser Geschäft zu führen haben?“). Unterstützt wird dieser Widerstand durch die vorgegebene „Einzigartigkeit“ des jeweiligen Landes („Der Prozess ist ja wirklich gut, aber bei uns ist alles ganz anders.“) und dem oft nicht belegten Geschäftsnutzen des lokalen Prozesses („Wenn wir das nicht so machen, verlieren wir x-tausende an Kunden und Geld.“).
  • Widerstand gegen einen Verlust von eigenen Ressourcen und lokaler Flexibilität und damit Macht
    Durch die bislang nicht widersprochene, vorgegebene Notwendigkeit von lokalen Anpassungen von Prozessen und Systemen wurden in den Landesorganisationen bislang recht umfangreiche Organisationen gehalten. Speziell die IT-Abteilungen versorgten ihren Leiter bislang mit einem beachtlichen Renommee, da die Geschäftsbereiche mit seiner Hilfe auf eine recht schnelle und unproblematische Umsetzung ihrer Wünsche rechnen konnten. Eine Vereinheitlichung der IT-Systeme macht auch diesen übergroßen Organisationen ein Ende. Das erzeugt Widerstände auf allen Seiten („Ich brauche das und sag den IT-Leuten, das mal schnell zu realisieren.“).

Im zweiten Teil geht es um die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektdurchführung.


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