Im Stich gelassen – Wenn Projektmitarbeiter ihre Zusagen nicht einhalten

Es kommt gar nicht so selten vor: Ein Mitarbeiter bricht seine Zusage und lässt den Projektleiter hängen. So verständlich eine emotionale Reaktion wäre: Es ist besser, einen kühlen Kopf zu bewahren, anstatt dem Mitarbeiter gleich Vorwürfe zu machen. Es kommt jetzt auf eine ebenso überlegte wie unnachgiebige Vorgehensweise an.

Projektleiter Holger H. fragt einen seiner Mitarbeiter, ob er eine Aufgabe übernehmen kann. „Warum gerade ich?“, lautet dessen eher unwirsche Antwort. „Ich habe so viel zu tun. Das kann doch jemand anders erledigen. Außerdem ist das doch überhaupt nicht meine Aufgabe.“ Der Mitarbeiter stellt sich praktisch tot. Nur mit Mühe gelingt es Holger H., ihn doch noch dazu zu überreden.

Zwei Wochen später, zur verabredeten Deadline, muss Holger H. feststellen: Die Aufgabe ist nicht ausgeführt. Er fühlt sich im Stich gelassen, stellt den Mitarbeiter zur Rede. Es kommt zu einem erbitterten Streit, bei dem sich am Ende nicht der Mitarbeiter rechtfertigen muss, sondern Holger H. von seinem Vorgesetzten zurechtgewiesen wird.

In Projekten herrscht meist großer Druck. Oft müssen die Beteiligten die Projektarbeit zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen. In dieser Situation kommt es immer wieder zu Zusagen, die nicht eingehalten werden können. Manche Mitarbeiter scheuen eine offene Diskussion mit dem Projektleiter. Sie wollen aus einer unangenehmen Situation herauskommen und versprechen deshalb, Aufgaben zu erledigen, für die sie eigentlich keine Zeit haben, die sie nicht wirklich wichtig finden, vielleicht auch gar nicht beabsichtigen auszuführen.

Ein Projektleiter sollte eine gebrochene Zusage niemals klaglos hinnehmen. Wenn sich seine Nachgiebigkeit herumspricht, werden andere dem schlechten Beispiel folgen – denn man hat ja gesehen: Der Projektleiter wehrt sich nicht.

Selbstverständlich dürfen Sie verärgert und enttäuscht sein, wenn ein Teammitglied Sie hängen lässt. Schließlich müssen Sie jetzt die Suppe auslöffeln, die Ihnen der Mitarbeiter eingebrockt hat. Trotzdem ist es wichtig, gelassen zu reagieren und dem Mitarbeiter nicht gleich Vorwürfe zu machen. Das heißt aber nicht, klaglos zu kapitulieren: Versuchen Sie stattdessen herauszubekommen, warum der betreffende Mitarbeiter Sie im Stich gelassen hat. Gehen Sie dabei systematisch vor, indem Sie die folgenden vier Möglichkeiten prüfen.

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Fall 1 – Er konnte nicht

Könnte es sein, dass Ihr Projektmitarbeiter nicht genau wusste, was er tun sollte? Könnte es sein, dass ihm nicht wirklich klar war, was von ihm erwartet wurde? Wenn ja, dann hat nicht Ihr Mitarbeiter Sie hängen lassen, sondern Sie haben Ihren Mitarbeiter nicht oder nicht ausreichend instruiert. Da ist es kein Wunder, wenn ihm nicht bewusst ist, wie gravierend sich seine Minderleistung auf das Projekt auswirken und welchen zusätzlichen Aufwand er damit verursachen würde.

Das fehlende Können kann sich aber auch auf das Fachwissen und die Fertigkeiten des Mitarbeiters beziehen. Möglicherweise überfordert ihn das Arbeitspaket, mit dem Sie ihn betraut haben. Das führt zwangsläufig dazu, dass er die Aufgabe nicht oder nur unzulänglich erledigt.

Fall 2 – Er wollte nicht

Könnte es sein, dass Ihr Projektmitarbeiter gar keine Lust hat, die ihm übertragene Aufgabe zu erledigen? Könnte es sein, dass er sich vor der Aufgabe drückt? Die Mitarbeit in Projekten hängt stark von der Motivation der Teammitglieder ab, die ja meistens parallel zur Projektarbeit ihr Tagesgeschäft bewältigen müssen. Wer bereits mit seiner eigentlichen Arbeit voll eingedeckt ist und nicht wirklich vom Sinn des Projekts überzeugt ist, wird sich kaum dafür engagieren. Ihm fehlt die Motivation.

Fall 3 – Er durfte nicht

Könnte es sein, dass Ihr Projektmitarbeiter zwar kann und will, aber fremdbestimmt ist? Könnte es sein, dass ihn sein Linienvorgesetzter an der Mitarbeit im Projekt hindert? Nicht selten geben Vorgesetzte einem Mitarbeiter Prioritäten mit auf den Weg, bevor sie ihn ans Projekt „abgeben“. Und das heißt dann: Das Tagesgeschäft oder andere Aktivitäten sind wichtiger als die Projektarbeit. Notgedrungen wird der Mitarbeiter seine Projektaufgaben hintanstellen.

Deutlich wird: In diesem Fall wäre es ungerechtfertigt und kontraproduktiv, dem Projektmitarbeiter Vorwürfe zu machen. Sie träfen den Falschen! Vielmehr steht nun ein Gespräch mit dem Vorgesetzten an, um eine Freistellung des Mitarbeiters zu erreichen.

Fall 4 – Er musste nicht

Der Mitarbeiter meint achselzuckend, es sei ja gar nicht seine Aufgabe gewesen, das zu erledigen. Zur Begründung verweist er auf einen Ablauf oder eine Regelung im Unternehmen. Dieser Fall hätte sich relativ leicht vermeiden lassen: Schon im ersten Gespräch, beim Delegieren der Aufgabe, sollte deutlich werden, wenn ein Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe nicht zuständig ist.

Erst einmal für Klarheit sorgen

Die Devise lautet also: Ruhe bewahren, wenn ein Mitarbeiter seine Zusage bricht. Auch wenn Sie sich im Stich gelassen fühlen. Weder Drohen noch gutes Zureden hilft. Der Mitarbeiter mag dann zwar eifrig nicken und Besserung geloben, die nächste Zusage hält er deshalb noch lange nicht ein. Prüfen Sie also zunächst, woran es gelegen hat – und reagieren Sie dann gezielt.

Survival-Tipps

  • Bewahren Sie einen kühlen Kopf, wenn ein Mitarbeiter Sie im Stich gelassen hat. Machen Sie ihm nicht gleich Vorwürfe, aber kapitulieren Sie auch nicht klaglos.
  • Finden Sie heraus, warum der Mitarbeiter seine Zusage nicht eingehalten hat. Analysieren Sie die Hintergründe und reagieren Sie dann gezielt.
  • Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht überfordern, wenn Sie ihnen eine Aufgabe übertragen. Fachwissen und Fertigkeiten müssen gegeben sein.
  • Orientieren Sie Ihre Führungsweise an der individuellen Motivation, damit Ihre Projektmitarbeiter die ihnen übertragenen Aufgaben aus eigenem Antrieb erledigen.
  • Sprechen Sie unverzüglich mit dem Linienvorgesetzten des Mitarbeiters, wenn dieser durch eigene Prioritäten gegenüber dem Mitarbeiter Ihr Projekt torpediert.
  • Klären Sie die Zuständigkeiten, falls ein Mitarbeiter der Meinung ist, er sei für die ihm übertragene Aufgabe gar nicht zuständig.

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Kommentare

  1. Interessanter Artikel, der nochmal den Blick auf verschiedene Ursachen aufmacht bzw sensibilisiert. Danke!

    Aber wie sieht denn nun die eingangs erwähnte, „ebenso überlegte wie unnachgiebige“ Vorgehensweise aus, wenn der Projektleiter die (vermeintliche) Ursache für die gebrochene Zusage identifiziert hat? ( „Niemals klaglos hinnehmen“)? Hier würde ich mich über konkretere Tipps freuen, nachdem vorher die Ursachen so differenziert betrachtet wurden.

    Mit freundlichen Grüßen,
    Denis N.

    1. Hallo Denis,

      die Antwort zu Ihrer Frage würde das Kommentarfeld hier sprengen bzw. wäre schon wieder ein neuer Beitrag. Ich habe aber ein schönes Paper dazu („Das Ende der Harmonie“). Wenn Sie mir Ihre e-Mail Adresse zukommen lassen, dann schicke ich es Ihnen gerne. Eine formlose E-Mail an mn@marioneumann.com genügt.

      Herzliche Grüße

      Mario Neumann

  2. avatar Dennis Lenhard

    Hallo Mario,

    vielen Dank für diesen interessanten Artikel. Wir arbeiten in der Baubranche und gerade bei Bauprojekten herrscht hoher Termindruck. Dementsprechend muss auch das Zusagenmanagement betrieben werden. Wir haben festgestellt, dass klassisches, hierarchisches Projektmanagement dabei schnell an seine Grenzen stößt.

    Haben Sie Erfahrungen in der Bauwirtschaft und vielleicht Anregungen speziell die Bauwirtschaft betreffend.

    Mit besten Grüßen,
    Dennis Lenhard

  3. Hallo Dennis,

    meine ersten Erfahrungen mit der Baubranche habe ich tatsächlich als Privatperson beim Umbau unseres Hauses vor 10 Jahren gemacht. Ich hatte mir in den Kopf gesetzt, den Umbau in 6-8 Wochen umzusetzen. Da ich aber keine ausreichende Ahnung von den einzelnen Gewerken hatte, habe ich die einzelnen Handwerker bzw. deren Chefs gezwungen, morgens eine gemeinsame Lagebesprechung mit mir abzuhalten. Für mich war das eine Selbstverständlichkeit, für die jedoch nicht. Den Umbau haben wir – abgesehen vom Baulärm :) – weitestgehend geräuschlos in der anvisierten Zeit abschließen können. Was mich überrascht hat, war das Feedback der einzelnen Handwerker, für die meine Vorgehensweise völlig neu, aber doch extrem hilfreich war …

    Die Regeln der Baubranche sind schon sehr speziell. Und ich bin auch erst in den letzten Jahren häufiger damit konfrontiert worden. In meinen Augen lenken das strenge Vergabe-Management und die HOAI viel zu sehr vom Projektmanagement ab. Das hat im Laufe der Jahre dazu geführt, dass auf den Baustellen viel zu oft ein strenger Befehlston herrscht, statt das vorhandene Wissen im Zusammenspiel der Gewerke nutzbar zu machen. Meine wichtigste Anregung wäre, die Zusagen nicht von oben herab zu diktieren und dann managen zu müssen, sondern die Vorgehensweise gemeinsam abzustecken und die Zusagen im Dialog „einzusammeln“.

    Ich weiß: Das ist leichter gesagt als getan. Dazu braucht es erst einmal ein Umdenken beim verantwortlichen Projektleiter. Aber wir haben auch schon auf dem Bau erstaunliche Dinge hinbekommen. Denn: Je größer der Termindruck, desto wichtiger die Einbindung der Gewerke. Da herrscht bei vielen aber eher das Motto: Je größer der Termindruck, desto notwendiger die Befehlsgewalt …

    Herzliche Grüße

    Mario Neumann

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