EU und Projektmanagement - Brücken schlagen zwischen den Welten

Von Frank Jürgensen

Förderprogramme der EU sind eine eigene Welt. Das wissen alle, die bereits mit ihnen zu tun hatten. Fördertöpfe wie beispielsweise das 7. Forschungsrahmenprogramm, Strukturfonds oder INTERREG Programme haben eine eigene Sprache, Akteure und Rituale. Als Neuling bereisen Sie ein neues Land mit vielen Schnellstraßen, Schleichwegen und Sackgassen. Das Ziel auf direktem Wege zu erreichen, ist eine Herausforderung und erfordert eingehende Ortskenntnisse.

Die Europäische Kommission setzt viele ihrer politischen Ziele mit Hilfe von freiwilligen Akteuren um. Diese kommen aus der Wirtschaft, Wissenschaft oder der öffentlichen Verwaltung, die dem Ruf der Fördermittel folgen. Projekte sind dabei das zentrale Instrument zur Umsetzung der Förderziele. Das erfreut zunächst alle überzeugten Projektmanager. Doch wie steht es um den Stellenwert des Projektmanagements in EU-Projekten? Politik, Verwaltung und Projektmanagement – sprechen wir dieselbe Sprache? Was sollte man als Projektmanager beachten?

Um es vorweg zu sagen: Die Anforderungen der EU an die Methoden und Instrumente des Projektmanagements fordern erfahrene Projektmanager selten heraus. So ist „State-of-the-Art“ des Projektmanagements kaum gefordert. Neue Entwicklungen wie beispielsweise im Bereich des netzwerkorientierten Projektmanagements sind in vielen Förderprogrammen der EU kaum sichtbar. Warum brauchen wir aber eine höhere Aufmerksamkeit für die Qualität des Projektmanagements in EU-Förderprogrammen?

EU-Projekte zeichnen sich häufig durch besondere Charakteristika aus, die ihre eigene Komplexität begründen:

  • Sie organisieren die Kooperation mehrerer gleichberechtigter (!) Partner. Motivieren, Verstehen, laterales Führen, Verhandeln und Vermitteln sind hier besonders wichtig.
  • Sie integrieren Partner aus vielen Ländern mit eigenen (Projekt-)Kulturen und Sprachen.
  • Sie führen Partner aus verschiedenen gesellschaftlichen Bereichen wie der Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung, Stiftungen oder Nicht-Regierungsorganisationen zusammen.
  • Sie haben immer eine politische Dimension und müssen einen substanziellen Beitrag zu förderpolitischen Zielen leisten.
  • Sie bewegen sich damit im Spannungsfeld der politischen Ziele der EU und der (teilweise versteckten) Projektziele der Partnerorganisationen sowie der Motive der Teammitglieder.
  • Sie bewegen sich im Rahmen der häufig unüberschaubaren Förderregularien, die oftmals zu Unsicherheiten und damit zu Verzögerungen führen.
  • Sie müssen das vorgegebene Berichtswesen der EU erfüllen, deren Umsetzung mit einem erhöhten Aufwand verbunden ist und weniger Zeit für inhaltliche Arbeit lässt.

Diese Aufzählung lässt sich sicher erweitern. Deutlich wird bereits jetzt – der Anspruch an das Projektmanagement von EU-Projekten ist erheblich und muss dieser Komplexität Rechnung tragen.

Die Realität sieht häufig anders aus. In vielen Förderprogrammen reicht das „Kleine Einmaleins“ des Projektmanagements für einen erfolgreichen Projektantrag. Förderpolitische Aspekte oder inhaltlich-fachliche Fragestellungen stehen bei der Bewertung von Projektanträgen im Vordergrund. Die vorrangige Bewertung der inhaltlichen Qualität von Projektanträgen ist absolut gerechtfertigt und notwendig. Sie legitimiert die Bewilligung von Projektideen und deren Finanzierung.

Ohne professionelles Projektmanagement ist jedoch auch die beste Idee und das richtige politische Ziel zum Scheitern verurteilt. Das Wissen wir nicht zuletzt aus der Forschung zu Projekterfolgsfaktoren (vgl. bspw. Projektmanagement Studie 2008). Dieses Wissen scheint nicht ausreichend verbreitet. Das hat Folgen – sowohl für Projektverantwortliche als auch für die Förderprogramme.

Worauf sollten Antragsteller also achten? Hier sind einige Vorschläge aus mehrjähriger Erfahrung des Managements von EU-Projekten:

  • Die Mittelgeber verstehen! Persönliche Gespräche können die eigentlichen Förderziele hinter abstrakten Begriffen klären.
  • Die Projektziele mit allen Projektpartnern gründlich entwickeln! Der Versuchung widerstehen, die politischen Förderziele unkritisch zu übernehmen und Unrealistisches zu versprechen!
  • Das Spannungsfeld der Interessen der EU, der Partnerorganisationen, Stakeholder und Teammitglieder frühzeitig sichtbar machen! Diese Spannung entlädt sich sonst im Projekt.
  • Die Qualität der Projektplanung in der Antragsphase nicht aus dem Auge verlieren! Die Projektplanung sollte weit über die geforderten Informationen im Förderantrag hinaus gehen.
  • Projektmanager und Teammitglieder besonders befähigen! Eine gemeinsame partnerübergreifende Projektkultur muss entwickelt und das PM-Handwerk erlernt werden.
  • Verschiedene Sprachen sprechen! Neben Englisch und ländertypischen Begriffen sind auch die Sprachen der Politik, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft erforderlich.
  • Aktiv und möglichst neutral zwischen den gleichberechtigten Partnern vermitteln! Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe statt und ist Basis für gemeinsame Werte, Regeln der Zusammenarbeit oder für die Entscheidungsfindung.

Was sollte auf Ebene der EU-Förderprogramme passieren?

  • Dialog zwischen der PM-Community und der EU verstärken! Ein umfassendes „Denken in Projektmanagement“ fördern.
  • Qualität des Projektmanagements in der Bewertung von Förderanträgen stärker gewichten!
  • Projektmanagement professionalisieren und erfahrene Projektmanager für EU-Projekte nutzen!
  • Projektmanager aktiv schulen! Zum Management der speziellen Komplexität von EU-Projekten befähigen.

Diese Punkte sind sicher erweiterbar. Denkbar ist auch ein verstärkter Austausch beispielsweise in einer speziellen Fachgruppe zum „PM von EU-Projekten“.

Dieser Beitrag versteht sich als Anregung für weitere Diskussionen – auf dem Weg zur Stärkung der „Projektmanagement-Kunst“ in EU-Projekten.

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