Die erfolgreiche Suche nach Sponsoren – Unterstützung eines ehrenamtlichen Projekts

Ein Gastbeitrag von Sabrina Thom und Dora Slemmer

Der GPM Young Crew Workshop zeichnet sich nicht nur durch ein ehrenamtliches Organisationsteam aus, sondern auch, dass das Event auf Sponsoren und Unterstützer angewiesen ist.

Logo-Workshop-2018-150x150Bei ehrenamtlichen beziehungsweise gemeinnützigen Projekten ist es immer schwierig und mühsam, neue Investoren zu gewinnen. Es ist nicht Ziel der Veranstaltung auf finanziellen Gewinn aus zu sein. Dennoch ist das Orga-Team bemüht, kostendeckend zu wirtschaften, um das Budget des Vereins nicht übermäßig zu belasten.

Zuerst klären wir einige Grundbegriffe:

Ein Spender ist, wer einem Verein Geld zukommen lässt und dafür keine materielle Gegenleistung erwartet. Üblicherweise wird eine Spendenquittung als Beleg ausgestellt. Spenden sind immer freiwillig.

Ein Sponsor oder eine Sponsorin dagegen erwartet für seine finanziellen oder immateriellen Zuwendungen eine Gegenleistung. Diese kann beispielsweise in Form von Werbung oder Recruiting auf der entsprechenden Plattform erbracht werden. So profitieren beide Seiten von einem Sponsoring. Die Zuschüsse werden meistens in einem Vertrag oder in einer Vereinbarung schriftlich festgehalten.

Die Art der Unterstützung macht keinen Unterschied. Sowohl die Leistungen der Spender als auch der Sponsoren müssen nicht nur in Form von Geld erbracht werden. So sind auch Sachleistung wie kostenfreie Räume, Stifte und Papier oder Verpflegung für Veranstaltungen hoch willkommen. Die steuerlichen Unterschiede, Vor- und Nachteile sollten jedem Unternehmen klar sein.

Last but not least müssen wir noch den Begriff „Betteln“ klären. Wieso hier dieses stiefmütterliche Wort auftaucht? Während der Sponsoringsuche für den Young Crew Workshop hat das Team mehrere Unternehmen angefragt. Viele haben per Mail nicht reagiert und eine telefonische Anfrage abgelehnt. Als Team hatten wir so leider keine Möglichkeit das Sponsoring-Konzept vorzustellen. Tatsächlich gab es ein ausgearbeitetes Sponsoringkonzept, um die entsprechenden Gegenleistungen wie Freikarten und Möglichkeiten zur Unternehmensvorstellung passend zum Thema Projektmanagement transparent zu gestalten. Dennoch ist solch eine Anfrage natürlich erst einmal eine asymmetrische Beziehungskonstellation.

Viele Unternehmen werden heute mit mehreren Sponsoringanfragen bedrängt und das Unternehmen steht vor der schweren Entscheidung, welches Projekt beziehungsweise Verein es unterstützen sollte. Wie können wir diese Entscheidung also sowohl für uns als auch für die Investoren leichter machen?

Ein entscheidender Punkt bei der Sponsoringsuche ist erstens die richtigen Unternehmen zu recherchieren und zweitens die richtigen Leute beziehungsweise Verantwortlichen anzuschreiben.

Die Sponsoren sollten einen Berührungspunkt mit der zu unterstützenden Veranstaltung haben und je enger dieser Beziehung ist, desto höher sind die Chancen zusammenzufinden. Aus dieser direkten Verbindung ergeben sich sofort Marketingmöglichkeiten, Dienstleistungsangebote oder sogar Vertriebsmöglichkeiten. Oft fällt es dem Unternehmen leichter, unter diesen Umständen einen Weg zur Unterstützung zu finden.

Der zweite Punkt ist, dass jedes Team vor der Frage steht: Wer ist mein Ansprechpartner? Ist es der Marketingleiter oder die Geschäftsführerin oder auch der Personalchef? Dies ist je nach Organisation sehr unterschiedlich. Es ist aber nie falsch bei kleinen und mittleren Unternehmen bei der Geschäftsleitung zu beginnen. Bei größeren Unternehmen sollte konkret nachgefragt werden, wer der richtige Ansprechpartner ist oder bei einer Abteilungsleitung begonnen werden.

Erfahrungen haben bewiesen, dass ein persönlicher Kontakt oft hilfreich und zielführend ist. So stellte sich am schnellsten heraus, wer die richtige Ansprechpartnerin ist und ob ein Interesse beim Unternehmen besteht oder geweckt werden konnte.

Ein toller Erfolg war zudem Crowdsupporting. Unter Crowdsupporting verstehen wir eine parallel laufende Marketing- und Social Media Kampagne, bei der die Unterstützung für den Workshop direkt im Dialog mit den Stakeholdern entwickelt und umgesetzt wird. Diese teilen oft die Werbung des Workshops in ihren sozialen Netzwerken.

Wie sieht es in der Praxis aus?

Um Sponsoren zu suchen, greift das Team auf das Netzwerk der GPM zurück. Im bewährten Austausch zwischen dem Projektteam und dem Verein konnten so Sponsoringbriefe direkt an die Mitglieder versendet werden. Sichergestellt wurde damit der Bezug zum Thema und oft wird die zweite Anforderung (richtiger Ansprechpartner) sofort erfüllt.

Des Weiteren wurde ein Sponsoringaufruf initiiert mit dem Ziel, dass sich die Unternehmen bei Interesse freiwillig melden. Somit konnte ein hoher Arbeitsaufwand reduziert werden. Die Sponsoringaufruf war so erfolgreich, dass sich zwei Unternehmen gemeldet haben.

Ein weiterer interessanter Weg kam von unserem Main Sponsor: Dieser hat sich entschieden, ein Ticket im unternehmensweiten Netzwerk auszulosen. Es gab einen Sondernewsletter an rund 8.000 Leser/innen mit beachtlicher Resonanz.

Die Sponsoringaktionen waren zum Teil sehr zeitintensiv, aber die Arbeit hat sich definitiv gelohnt. Wir haben nicht nur tolle Sponsoren und Sponsorinnen gefunden, sondern auch spannende Kontakte knüpfen können.

Hiermit möchten wir uns nochmals bei allen unseren Sponsoren und Unterstützern bedanken!

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Haben wir Ihr Interesse geweckt? Seien Sie Sponsor des GPM Young Crew Workshop 2019.

Hätten Sie Interesse ein gemeinsames Projekt mit der GPM Young Crew durchzuführen, sprechen Sie uns an!

Weitere Informationen über die Young Crew finden Sie auf der Homepage. Die Eckdaten des Workshops sowie Sponsoring-Informationen sind dort ebenfalls veröffentlicht.

Bei Fragen steht Ihnen das Orga-Team gerne zur Verfügung unter der E-Mail-Adresse: info@youngcrew.de (Betreff: Sponsoring)

Das GPM Young Crew Workshop Orga-Team

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