Der Projektstrukturplan - Fluch oder Segen? (Teil 2)

Im Teil 1 ist der systematische Weg vom Projektergebnis über die Meilensteine zu den Aufgaben beschrieben. Diese Aufgaben sollen dann zu Arbeitspaketen zusammengefasst werden.


2. Viele Wege führen nach Rom.

Der systematische Weg folgt dem Prinzip top-down: Vom Gesamten wird auf das Detail herunter gebrochen. Dies geschieht bei der Projektergebnisstruktur wie auch bei den Meilensteinen. Bei der Arbeitspaketbildung werden dann bottom-up die Aufgaben zu Beauftragungen an eine Organisationseinheit oder eine Person intern oder extern zusammengeführt.

Der kreative Weg geht zunächst vom Detail zum Ganzen. Z. B. wird mit Karten gesammelt, was das Endergebnis ausmacht. Dann wird das Projektergebnis in eine Baumstruktur gegossen. Dies kann bei den Meilensteininhalten und auch beim Sammeln der Aufgaben geschehen. Allerdings sollte der kreative Weg so formuliert werden, dass die Projektstruktur am Ende vollständig ist.

“Man kann den Strukturierungsprozess in 2 Richtungen gestalten:

  • Deduktives Vorgehen:
    Vom Wurzelelement beginnend, in einzelnen Ebenen zunehmend detailliert – top-down – bis zu den Arbeitspaketen
  • Induktives Vorgehen:
    In einem Brainstorming werden Arbeitspakete identifiziert, zusammengefasst, von der untersten Ebene aufsteigend bis zu dem Wurzelelement – bottom-up

Für beide Vorgehensweisen hat sich die Anwendung der Kärtchentechnik auf Metaplantafeln bewährt – man kann die Kärtchen einfach umordnen, bis die endgültige Struktur gefunden ist.”
(Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM)

Nach DIN ist die erste Ebene des Projektstrukturplans entweder eine Teilaufgabe oder ein Arbeitspaket. Wobei eine Teilaufgabe wiederum in Arbeitspakete zerfällt.

Bild 7: Aufbau des Projektstrukturplans (Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM)

Bild 7: Aufbau des Projektstrukturplans (Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM)

 

3. Was ist ein Arbeitspaket?

Nach DIN gibt es folgende Begriffsbestimmungen:

Arbeitspaket:

“Eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts, die bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann.
Anmerkung 1: Ein Arbeitspaket ist das kleinste Element des Projektstrukturplans, das in diesem nicht weiter aufgegliedert werden kann und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegt.
Anmerkung 2: Ein Arbeitspaket kann allerdings zur besseren Strukturierung und bei der Erstellung des Ablaufplans in Vorgänge gegliedert werden, die dabei untereinander in Beziehung gesetzt werden.”
(Quelle: DIN 69901-5)

Aufgabe:

“Aus Zielen abgeleitete Aufforderungen an einzelne Personen, Teams oder Organisationen eine bestimmte Arbeit, Arbeitseinheit oder einen bestimmten Arbeitsauftrag unter gegebenen Bedingungen und Nutzung bestimmter Mittel zu erledigen und dabei die vorgegebenen Ziele zu erreichen.
Arbeitseinheiten im Projekt (Projektaufgaben) können je nach Detaillierung des Projekts Arbeitsaufträge unterschiedlichen Umfangs sein und auf jeder beliebigen Projektgliederungsebene liegen.
Beispiele für Projektaufgaben sind Programm, Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe, Arbeitspaket, Vorgang, Teilvorgang, Arbeitsschritt, Leistungsbereich, Leistungsposition.”
(Quelle: DIN 69901-5)

Teilaufgabe:

“Teil des Projekts, der im Projektstrukturplan weiter untergliedert werden kann. Danach können Teilaufgaben auf verschiedenen Ebenen der Projektstruktur liegen – außer auf der obersten Ebene für das Gesamtprojekt und der untersten Ebene, die den Arbeitspaketen vorbehalten ist.”
(Quelle: DIN 69901-5)

 

4. Theorie versus Praxis

Hier beginnt der Fluch der Begriffsbestimmung und damit die fehlende Praxistauglichkeit für das Aufstellen der Projektstruktur. Wenn aus dem Projektstrukturplan heraus später der Terminplan und die Kalkulation erstellt werden soll, dann muss einerseits die Projektstruktur schon ablauforientiert aufgebaut werden und andererseits das Arbeitspaket in seiner Begrifflichkeit nicht unbedingt als kleinste Einheit der Projektstruktur gefasst werden. Das Bild 8 zeigt die Quellen an, aus denen der Projektstrukturplan gespeist wird.

Bild 8: Gliederungsprinzipien für die Projektstruktur (Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM)

Bild 8: Gliederungsprinzipien für die Projektstruktur (Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), GPM)

 

Das Arbeitspaket sollte innerhalb der Projektstruktur die Arbeitsmengen beinhalten, die dann im Projekt zu erledigen sind. Diese Beauftragung kann mit dem Beauftragten (Arbeitspaketverantwortlichen) weiter spezifiziert werden.

Bild 9: Spezifizierung eines Arbeitspakets

Bild 9: Spezifizierung eines Arbeitspakets

Wichtig ist bei der Spezifizierung des Arbeitspakets, dass dies mit dem Verantwortlichen besprochen und vereinbart wird. Hier beginnt bereits die Projektsteuerung. Der Projektleiter muss schon hier herausfinden, was dem Erledigen des Arbeitspakets im Wege steht. Ist es die fehlende Kapazität? Ist es der zu gering geschätzte Aufwand? Ist es der sportliche Termin? Ist es die Qualifikation der Personen, die daran arbeiten? Sind es die Voraussetzungen, die vor dem Arbeitspaket fertig sein sollen? Oder sind es Risiken wie in der Technik, Material, Transport usw.? Hier bei der Übergabe des Arbeitspaketes muss am Ende des Verhandlungsprozesses ein klares “Ja” für die Erfüllung des Arbeitspakets stehen.

Im 3. Teil werden wir nochmals auf die Struktur der Projektstruktur schauen und erklären, wie aus der Projektstruktur heraus der Terminplan und die Kalkulation aufgestellt werden. Dies ist dann der Segen für eine gekonnte Projektverfolgung und -steuerung.

 

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Kommentare

  1. Dipl. Ing. Arch. Jan Bech

    Sehr geehrter Herr Wolf,

    ich finde Ihren Beitrag über den Projektstrukturplan und die Schnittstellen zu den weiteren Themenfeldern des PM sehr gut. Die Aufgabe als Ausgangspunkt allen Handelns im Projekt scheint so selbstverständlich, dass dem PSP nicht die Aufmerksamkeit gewidmet wird, welche eigentlich notwendig wäre.
    Neu ist für mich die Definierung des Begriffs “Aufgabe”. Ich bin Ihrem Verweis gefolgt und habe die aktuelle DIN 69901-5 aus dem Jahre 2009 vorliegen. Ich kann den Begriff nicht finden. Vielleicht ist es Ihnen möglich mich zu unterstützen, ich würde auf den Begriff gerne in meiner Promotion verweisen.

    Vielen Dank,

    Jan Bech

    1. Dipl. Volksw. Max L. J. Wolf

      Sehr geehrter Herr Bech,

      in der Tat ist die “Aufgabe” in der DIN 69901-5 nicht definiert. Dies liegt daran, dass im PSP die kleinste Einheit das “Arbeitspaket” ist. Aber mit dieser Definition kann in der Praxis kaum gearbeitet werden. Deshalb haben wir in unserem Buch “Projektmanagement – live” das Arbeitspaket als eine Beauftragung an eine Person oder Organisationseinheit definiert. Wir haben dadurch die Hierachie im PSP eingeführt: Projekt – Teilprojekt – Meilensteine – Arbeitspaket – Aufgabe. Eine Aufgabe ist ein Vorgehen oder Prozess, um ein definiertes Sachergebnis im Rahmen einer Beauftragung beziehungsweise eines Arbeitspakets zu erreichen.
      Schöne Grüße

      Max L. J. Wolf

  2. Ein schöner Artikel. Bei Bedarf schauen Sie auch gerne mal hier vorbei:
    http://www.kraus-und-partner.de/projektmanagement/grundlagen/projektstrukturplanung

  3. Sehr geehrter Herr Wolf,

    Entschuldigung, vielleicht ist es hier nicht der richtige Platz dafür, aber ich hätte gerne Ihre Meinung gewusst.

    Einen PSP habe ich sehr leicht mit dem WBSTool7 gemacht.
    Ich bin (noch :-) ) kein Profi, um dieses Programm richtig beurteilen zu können, aber genau deswegen
    war es für mich sehr nützlich: ich hatte nicht nötig die Dokumentation zu lesen, um damit arbeiten
    zu können. Vielleicht würde es brauchen, wenn ich “komplizierter” werde, aber für Moment hat es
    super gepasst!
    Was meinen Sie über dieses Programm?

    Mit vielen Dank und freundlichen Grüßen.

    MiTu

    1. Sehr geehrter Her/ Frau MiTu,

      leider ist für mich der Name nicht erkennbar, so dass ich mich schwer tue, hier ins Blaue zu antworten. Wenn ich weiß, an wen ich mich richten kann, dann steige ich gerne in die Kommunikation ein.

      Schöne Grüße

      Max L. J. Wolf

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