Der Projektstrukturplan - Fluch oder Segen? (Teil 1)

Jede Projektleitung lernt, dass es auf den Projektstrukturplan ankommt, um ein Projekt erfolgreich, zielorientiert zu managen. Der Projektstrukturplan ist der zentrale Plan, auf dessen Basis Terminplanung, Kalkulation und Projektverfolgung bezüglich Leistung, Termin und Kosten erfolgen. Wem es gelingt einen vollständigen und ausgewogenen Projektstrukturplan auf die Beine zu stellen, der wird die Wirkung und den Segen des Projektstrukturplans erleben.

Der Fluch beim Aufstellen des Projektplans beginnt schon damit, dass in der Fachwelt und erst recht in der Praxis unklar ist, welche Informationen bereitgestellt werden müssen. Je tiefer die Projektleitung in die Materie eindringt, desto unschärfer wird es. Wie soll der Projektstrukturplan aufgestellt werden? Was ist ein Arbeitspaket? Welche Größe des Arbeitspakets ist für das Vorhaben sinnvoll? Wer soll den Projektstrukturplan aufstellen? Was wird aus dem Projektstrukturplan in die Terminplanung und Kalkulation übernommen? Soll der Projektstrukturplan im laufenden Projekt gepflegt werden? Soll am Projektstrukturplan die zentrale Ablage festgemacht und kann der Projektstrukturplan als Grundlage des Wissensmanagements genutzt werden?

Im ersten Teil zeige ich Ihnen den Weg auf, schnell, systematisch und damit vollständig zum Projektstrukturplan zu kommen.
Im zweiten Teil schauen wir uns an, was ein Arbeitspaket ist und welche unterschiedlichen Ausprägungen ein Projektstrukturplan haben kann.
Im dritten Teil betrachten wir, wie es nach dem Projektstrukturplan in Richtung Terminplanung und Kalkulation, Projektverfolgung und Dokumentation weitergeht.

1. Ein Projektstrukturplan wird geboren
Um einen vollständigen Projektstrukturplan zu bekommen, reicht es nicht aus, kreativ zu sein, sondern Schritt für Schritt sich dem Inhalt des Projektstrukturplans zu nähern. Arbeiten systematisch.

1.1 Was wird am Ende des Vorhabens konkret übergeben?
Die Antwort auf die Lasten ist die Lösung, die Sie dem Auftraggeber anbieten. Versetzen Sie sich an das Ende des Projektes und überlegen Sie, was der Kunde bekommen wird. Was wird an Hardware und Software geliefert? Wie sind die Bestandteile von Hardware und Software? Was wird noch übergeben? Sind es Dokumentation und Service? Ist eine besondere Montage erforderlich? Finden Schulungen für das Anlagenpersonal statt? Diese Überlegungen sollen in eine grafische Baumstruktur einfließen, die Projektergebnisstruktur heißt.

Bild 1: Projektergebnisse am Projektende, bzw. bei Übergabe an Auftraggeber

Bild 1: Projektergebnisse am Projektende, bzw. bei Übergabe an Auftraggeber

Bei Produkten ist es die Produktstruktur, bei Anlagen die Anlagenstruktur, bei Konzepten die Konzeptstruktur. Nun sind der Beginn und das Ende des Projektes genau beschrieben. Was passiert zwischen Anfang und Ende des Projektes?

1.2 Welche Stationen durchläuft das Projekt, um die oben beschriebenen Projektergebnisse zu erreichen?
Wie bei Bergtouren üblich, wird der lange Weg zum Endpunkt in Etappen zerlegt. Nun gilt es die Endpunkte der jeweiligen Etappe genauer anzusehen. Was wird am Ende der 1. Etappe an Ergebnissen fertig sein? Was wird am Ende der 2. Etappe fertig sein? Wenn die Etappe “Konstruktion” heißt, dann lautet die Frage: “Was wird am Ende der “Konstruktion” fertig sein?” Das können z.B. Zeichnungen, Stücklisten, Modelle und Lieferantenübersichten sein. Hier geht es nicht um Aktivitäten, Funktionen oder Ziele, sondern eindeutige Ergebnisse pro Meilenstein sollen herausgearbeitet werden.

Bild 2: Meilenstein-Inhalte

Bild 2: Meilenstein-Inhalte

1.3 Bilden der Arbeitspakete
Sie ahnen es schon. Es geht um die systematische Ableitung des Arbeitspakets. Aus Projektergebnis und Meilensteininhalten lassen sich Schritt für Schritt Aufgaben generieren, die zu Beauftragungen (Arbeitspakete) zusammengefasst werden.

Diese Arbeitspakete werden unter Berücksichtigung von verfügbarem Fach-Know-how, Kontrollpunkten und späterer Kostenerfassung gebildet.

Bild 3: Bilden der Arbeitspakete

Bild 3: Bilden der Arbeitspakete

Die gebildeten Arbeitspakete werden in einer Struktur dargestellt, der sogenannten Projektstruktur. Diese Projektstruktur ist nicht gegliedert nach Objekten, Funktionen oder Prozessen. Sie ist hier nach Arbeitsmengen den jeweiligen Meilensteinen zugeordnet.

1.4 Mit den Beteiligten die Projektstruktur entwickeln
Wer mit seinen Mitstreitern gemeinsam sein Projekt strukturiert, benötigt zwei Pinnwände. Die folgenden Bilder zeigen Ihnen dies beispielhaft auf.

Weshalb die Strukturierung nicht allein vornehmen?

Der erste Aspekt ist das Einfließen des Expertenwissens durch die Mitstreiter. Damit wird die Projektstruktur vollständiger und fundierter.

Der zweite Aspekt der Mitwirkung der Beteiligten ist sehr motivierend. Das Klären von offenen Themen, das Beitragen des eigenen Wissens und das Verabschieden der Arbeitspakete trägt erheblich zur Akzeptanz der Projektstruktur bei. Wenn Ihre Mitstreiter diese gemeinsam erarbeitete Projektstruktur mittragen, dahinter stehen, dann ist dies eine solide Basis für die Terminplanung und für die Herausforderungen der Projektabwicklung.

Als dritter Gesichtspunkt ist das Vier-Augen-Prinzip zu sehen. Mit der Mitarbeit Ihrer Mitstreiter werden die bisher erarbeiteten Ergebnisse hinterfragt und auf Konsistenz abgeklopft. Die so gesicherte Projektstruktur ist dann später der Autopilot für die Projekterledigung.

Zunächst kann auf einer Metaplantafel senkrecht das Projektergebnis mit den Detailergebnissen dargestellt werden. In diesem Beispiel sehen Sie “Antriebsstrang”, “Trägerstrukturen” bis zum “Service”.

Bild 4: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Projektergebnis

Bild 4: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Projektergebnis

Im zweiten Schritt können waagrecht oben auf der Metaplantafel die Meilensteine mit ihren Einzelergebnissen erarbeitet werden: Meilenstein “Konzept-, Zeichnungs- und Gutachtenfreigabe” mit Einzelergebnissen wie “Zeichnungen”, “Berechnungen”, “Geologisches Gutachten”.

Bild 5: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Meilensteine

Bild 5: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Meilensteine

Bild 6: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Aufgaben und Arbeitspakete

Bild 6: Ein Beispiel aus einer Planungsklausur: Windkraftanlage – Aufgaben und Arbeitspakete

Nun können die Einzelergebnisse aus der Projektergebnisstruktur (Antriebsstrang) mit den Meilensteinergebnissen (Zeichnung) kombiniert werden, so dass die Aufgabe “Zeichnung Antriebsstrang erstellen” entsteht. Diese generierten Aufgaben können dann zu Arbeitspaketen zusammen gefasst werden.

Bei der Strukturierung der Arbeitspakete ist zu beachten:

  • Achten Sie auf die grafische Darstellung des Projektstrukturplans.
  • Die Inhalte der einzelnen Elemente einer Strukturebene müssen den Inhalt des darüber liegenden Elementes ergeben.
  • Jeder Strukturast beginnt mit der Darstellung eines Meilensteins.
  • Innerhalb eines Strukturasts werden die Elemente aktivitätsorientiert/funktionsorientiert gegliedert.
  • Läuft eine Aktivität (Arbeitspaket) zeitlich über andere Meilensteine, so ist (wegen der Projektverfolgung) zu empfehlen, die Aktivität eindeutig einem Meilenstein zuzuordnen.
  • Strukturieren Sie so gering wie möglich, so tief und breit wie nötig.
  • Pro Projekt ist nur ein Projektstrukturplan zu erstellen.
  • Er ist über die gesamte Laufzeit des Projektes fortzuschreiben und ist für alle Beteiligten verbindlich.

In der nächsten Ausgabe (in zwei Wochen) wird kreative Erstellung, auf die Rolle des Arbeitspakets und auf die verschiedenen Darstellungen/Inhalte des Projektstrukturplans eingegangen.

 

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