Das PMO in der Praxis - erste Einblicke in eine aktuelle Studie

Auf dem diesjährigen PMO Tag wurde die von der GPM bei der HfWU Hochschule für Wirtschaft und Umwelt in Auftrag gegebene empirische PMO Studie 2013/2014 vorgestellt. Dabei sind einige bemerkenswerte Aussagen dabei, die wir vor der Veröffentlichung der Studie schon mal vorweg hervorheben möchten. Die Initiative zur Studie ging von der GPM Fachgruppe „Project Management Offices“ aus und zielte darauf ab, Antworten auf praktische Fragestellungen zu bekommen. Die insgesamt 257 Antworten von PMO-Praktikern aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmen verschiedener Größenordnung wurden mit modernen empirischen Verfahren an der HfWU ausgewertet und ließen auch etliche Quervergleiche zu.

PMO Tag 2014, Bild: R. Wagner

PMO Tag 2014, Bild: R. Wagner

80 Prozent der Befragten bestätigte die Existenz eines PMOs in ihrem Unternehmen, unabhängig von der Größe, d.h. auch viele kleine und mittlere Unternehmen haben inzwischen ein PMO. Damit ist die Aussage widerlegt, dass sich ein PMO nur bei großen Konzernen lohne. Größere Unternehmen haben oftmals mehrere PMOs, so haben Konzerne mit mehr als 10.000 Mitarbeiterinnen im Durchschnitt 7,3 PMOs eingerichtet die mehr als 100 Projekte je PMO betreuen. Das Konzept der PMOs wird vor allem in der Automobilindustrie stark genutzt, dies war auch schon eine Erkenntnis der GPM Fachgruppe Automotive PM im Jahr 2012.

Interessant auch die Ergebnisse zur Akzeptanz des PMOs. Oft wird kolportiert, dass die Linienführungskräfte eher skeptisch oder sogar gegen ein PMO sind. Die Studie hat hingegen eine hohe Zufriedenheit der Linienführungskräfte mit dem PMO ergeben (Note 2). Auch der Nutzen eines PMOs wird mit „wertvoll“ positiv bewertet. Dagegen sind die erklärte Zielgruppe des PMOs, die Projektleiter, eher skeptisch. Die Akzeptanz ist dort mit der Note 2,5 eher unbefriedigend, auch der Nutzen eines PMOs wird durch Projektleiter nur mit „hilfreich“ eingeschätzt. Hier gilt es Aufklärungsarbeit bei Projektleitern zu betreiben! Die Akzeptanz eines PMOs ist übrigens in den Unternehmen am höchsten, die eine quantitative Erfolgsmessung durchführen. Die Studie bietet Einblicke in qualitative Wertbeiträge (u.a. Vermeidung von Doppelarbeit) wie auch quantitative Erfolgskriterien (u.a. Zielerreichung der betreuten Projekte). Allerdings konstatiert die Studie einen erheblichen Nachholbedarf in der Praxis hinsichtlich einer quantitativen Erfolgsmessung.

Die Aufgaben der PMOs variieren erheblich. So stehen die Entwicklung von Methoden, Prozessen, Tools und Templates, das Multiprojektreporting sowie Coaching für Projektleiter auf den ersten drei Plätzen der Aufgaben eines PMOs. Die Bereitstellung von Projektleitern übrigens ganz unten, dennoch haben immerhin noch 47% der Befragten dies als eine Aufgabe genannt. Leider ist das PMO in der Praxis noch eher operativ eingesetzt, die Strategie machen andere Stellen im Unternehmen! 62% der Befragten im PMO sind wenig oder überhaupt nicht eingebunden bei strategischen Entscheidungs- und Steuerungsprozessen. Das ist aus meiner Sicht eine bedenkliche Entwicklung, ist das PMO doch eigentlich dazu da, die Brücke zwischen Strategie- und Projektarbeit zu schließen. Hier gibt es also noch viel Handlungs- und Aufklärungsbedarf. Ich freue mich jedenfalls auf die weitere Entwicklung, auch auf internationaler Ebene.

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Kommentare

  1. avatar Daniel Hermann

    Sehr geehrte Herr Wagner,

    vielen Dank für die Veröffentlichung der Ergebnisse Ihrer Untersuchung. Die Beteiligung an Ihrer Studie zeigt schon die Relevanz des Themas. Deutschsprachige Untersuchungen zum Thema PMO sind ohnehin viel zu knapp. Schade nur, dass PMOs tatsächlich so selten in strategische Entscheidungen eingebunden werden. Diese Erkenntnis deckt sich im Übrigen mit den Ergebnissen einer eigenen Untersuchung aus 2014, die das Ziel verfolgte ein Modell zur Implementierung eines PMOs zu entwickeln. Die Studie ist wesentlich weniger breit aufgestellt, hat aber auch, dank der Unterstützung einiger Mitglieder der Fachgruppe „Project Management Offices“ der GPM, interessante Erkenntnisse hervorgebracht.
    Die Ergebnisse dieser Untersuchung sind unlängst im Forschungsband der Nordakademie Elmshorn, unter folgendem Beitrag, erschienen:

    Hermann, D. & Schröder, H.: Modell zur Implementierung eines IT-Projektmanagement Offices. in Forschung für die Wirtschaft 2014, Plate, G. (Hrsg), Cuvillier Verlag, 2015

    Das entwickelte Modell zur Einführung eines PMOs ist darüber hinaus auch hier beschrieben:
    http://www.itpmo.de/it-pmo/modell-zur-implementierung-eines-it-pmos

    Eine Zusammenfassung der empirischen Untersuchung zur Untermauerung der Praxitauglichkeit des entwickelten Modells zur PMO Einführung ist in einem Arbeitspapier der Nordakademie veröffentlicht:
    https://www.nordakademie.de/fileadmin/downloads/Arbeitspapiere/AP_2014_12.pdf

    Viele Grüße,
    Daniel Hermann

  2. Alle Verweise sind willkommen, vielen Dank dafür

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